Netiquette Вы павінны ведаць
У той час як кожны выкарыстоўвае электронную пошту па меншай меры , у некаторай бізнес - камунікацыі , кожны месяц, некаторыя з нас будуць выкарыстоўваць электронную пошту ў якасці штодзённага інструмента , каб зрабіць нашу прафесійную працу. Мы будзем выкарыстоўваць электронную пошту для зносін з кліентамі, таварышамі па камандзе, кіраўніцтву, а таксама магчымых новых супрацоўнікаў або магчымых новых працадаўцаў. І так, гэтыя людзі будуць судзіць пра нас па нашай здольнасці выпрацаваць дакладнае і прафесійнае пісьмовае паведамленне.
Email этыкет, або «сэтикет», быў вакол у працягу 27 гадоў World Wide Web. Netiquette ўяўляе сабой набор шырока прынятых кіруючых прынцыпаў, як праяўляць павагу і кампетэнтнасць ў вашай электроннай пошце. На жаль, ёсць людзі, якія ніколі не мелі часу, каб даведацца па электроннай пошце для налады сеткавага этыкету бізнесу. Яшчэ горш: ёсць людзі, якія бянтэжаць электронны сеткавай этыкет з друзлым і нефармальным стылем тэкставых паведамленняў.
Не дазваляйце дрэнна прапрацаваны электроннай пошты забіць давер з боку кліента ці начальніка або патэнцыйнага працадаўцы. Вось правілы электроннай пошты Сеткавага этыкету , якія будуць служыць вам добра, і выратаваць Вас збянтэжанасць на працоўным месцы.
01 з 10
Ўстаўце адрас электроннай пошты, як апошняе, што вы робіце перад адпраўкай.
Гэта здаецца нелагічным, але гэта выдатная форма. Вы будзеце чакаць да самага канца вашага ліста і карэктуры , перш чым дадаць адрас электроннай пошты (адрасы) у загалоўку паведамлення. Гэты метад дазволіць вам зэканоміць збянтэжанасці выпадкова адправіць паведамленне занадта рана, перш чым вы скончылі ўтрыманне і карэктуру.
Гэта асабліва важна для больш электроннай пошты, які мае адчувальнае змест, як і падачу заяўкі на працу, адказваючы на пытанне кліента, або зносіны дрэнных навін для вашай групы. У гэтых выпадках, адкладаючы адрас электроннай пошты дадае бяспеку , калі вам трэба адысці ад вашай электроннай пошты на некаторы час , каб сабраць свае думкі і рэпеціраваць свае словы ў вашым розуме.
Калі вы адказваеце на электронную пошту, і вы лічыце , змест , каб мець адчувальнасць, а затым проста выдаліць адрас электроннай пошты атрымальніка часова , пакуль вы не гатовыя да адпраўкі, а затым дадаць адрас назад. Вы можаце альтэрнатыўна выразаць і ўставіць адрас электроннай пошты атрымальніка на старонку нататніка файл або OneNote, напісаць ліст, а затым выразаць і ўставіць адрас электроннай пошты таму.
Паверце нам на гэта: пусты электронны адрас радкі, а авторинга зэканоміць вам значнае гора адзін дзень!
02 з 10
Трайная праверка, што вы па электроннай пошце правільнаму чалавеку.
Гэта асабліва важна, калі вы працуеце ў буйной кампаніі або дзяржаўнага ведамства. Калі вы пасылаеце адчувальную электронную пошту да «Mike» або «Верас» або «Магамета», ваша паштовая праграма будзе хацець прадказанне увядзіце поўны адрас. Папулярныя імёны , як яны будуць мець шмат вынікаў у вашай кампаніі адраснай кнігі , і вы можаце выпадкова адправіць бурклівую пазней на ваш віцэ - прэзідэнт, ці канфідэнцыйны адказ на чалавек ўніз ў галіне бухгалтарскага ўліку.
Дзякуючы правілу # 1 Netiquette вышэй, вы пакінулі звяртаючыся да канца, так што патройны праверкі атрымальніка электроннай пошты павінен ісці гладка , як ваш апошні крок перад адпраўкай!
03 з 10
Пазбягайце «Адказаць усім», асабліва ў буйной кампаніі.
Пры паступленні ў эфір адпраўляецца дзясяткі людзей, гэта разумна адказаць толькі адпраўніку. Гэта асабліва дакладна, калі гэта кампанія вяшчанне з вялікімі спісамі рассылкі.
Напрыклад: генеральны менеджэр электроннай пошты ўсёй кампаніі аб паркоўцы на поўдні шмат, і яна просіць людзей паважаць пронумерованные і прысвоеныя кіёскаў , што супрацоўнікі плаціць. Калі націснуць кнопку «адказаць на ўсе» і пачынаюць скардзіцца, што іншыя супрацоўнікі замахвацца на вашым асабістым аўтамабілі і падрапаць фарбу, вы маглі б пашкодзіць прасоўванне па службе, стаўшы кампанію поц.
Ніхто не хоча атрымліваць паведамленні , якія не адносяцца да іх. Тым больш, што ніхто не шануе скардзіцца групы ці пачуць аб вашых асабістых крыўд трансляваліся ў фармаце вяшчання.
Пазбягайце гэта бестактоўнасць і выкарыстоўваць індывідуальны адказ адпраўніку, як вашыя дзеянні па змаўчанні. Вызначана см Правіла # 9 ніжэй, таксама.
04 з 10
Выкарыстоўвайце прафесійныя прывітання замест гутарковых выразаў.
Лепшы спосаб пачаць працаваць з электроннай поштай некаторыя версіі наступныя:
1. Добры дзень, г-жа Чандра.
2. Прывітанне, каманда праекта і валанцёры.
3. Прывітанне, Джэніфер.
4. Добрай раніцы, Патрык.
Ні пры якіх абставінах, выкарыстоўвайце наступнае , каб пачаць працаваць з электроннай поштай:
1. Гэй,
2. Sup, каманда!
3. Прывітанне, Джэн.
4. Добрай раніцы, патэнт.
Гутарковыя выразы , як «эй», «йо», «вір» можа здацца сяброўскай і цёплай для вас, але яны на самай справе падрываць свой аўтарытэт у дзелавой абстаноўцы. Хоць можна, вядома, выкарыстоўваць гэтыя гутарковыя ў размове, як толькі ў вас ёсць давераны кантакт з іншым чалавекам, гэта дрэнная ідэя выкарыстоўваць гэтыя словы ў бізнэсе электроннай пошце.
Акрамя таго, гэта дрэнная форма, каб узяць цэтлікі арфаграфічных, як "Добрай раніцы. Гэта вельмі дрэнная форма, каб скараціць чыё-то імя (Джэніфер -> Джэн), калі гэтая асоба не спецыяльна прасілі вас зрабіць гэта.
Як і з любой інтэлектуальнай бізнес-камунікацыямі, яна разумная, каб дапусціць памылку на баку занадта фармальнымі і дэманстрацый таго, што вы верыце ў этыкеце і павазе.
05 з 10
Карэктаваць кожнае паведамленне, як калі б ваша прафесійная рэпутацыя залежыць ад яго.
І сапраўды, ваша рэпутацыя лёгка дэмантуецца дрэнны граматыкі, дрэнны арфаграфіі і дрэнна падабраных слоў.
Уявіце , як ваш прафесіяналізм будзе прыняць ўдар , калі вы выпадкова адправіць «Вам трэба праверыць метамфетамін, Ala» , калі вы на самой справе хацеў сказаць «Вы павінны праверыць сваю матэматыку, Альма». Або , калі вы кажаце : «Я магу зрабіць intervue на заўтра» , калі вы мелі ў ўвазе : "Я магу зрабіць інтэрв'ю заўтра.
Карэктаваць кожную электронную пошту вы пасылаеце; зрабіць гэта, як калі б ваша прафесійная рэпутацыя залежыць ад яго.
06 з 10
Сціснутае і ясна сюжэтная лінія дасягне цуды (і дапамагчы вам прачытаць).
Сюжэтная лінія з'яўляецца як назва для зносін і спосаб абагульнення і маркіраваць сваю электронную пошту, так што можна лёгка знайсці пазней. Ён павінен выразна падсумаваць ўтрыманне і любое жаданае дзеянне.
Напрыклад, сюжэтная лінія: «кава» не вельмі зразумелая.
Замест гэтага паспрабуйце «Супрацоўнікі кавы перавагу: патрабуецца ваш адказ»
У якасці другога прыкладу, сюжэтная лінія «Ваш запыт» з'яўляецца занадта расплывістым.
Замест гэтага паспрабуйце выразную сюжэтную лінію , як: «Ваш запыт паркоўкі: больш дэталяў патрабуецца.
07 з 10
Выкарыстоўвайце толькі два класічных шрыфтоў: Arial і Times Roman варыянты, з чорнымі чарніламі.
Гэта можа быць павабным, каб дадаць стыльнае твар шрыфта і колер для вашай электроннай пошты, каб зрабіць яго крыклівым, але вы лепш выкарыстоўваць чорны 12-пт або 10-Пта Arial або Times New Roman. Падобныя варыянты, такія як Tahoma ці Calibri выдатна, таксама. І калі вы прыцягнуць увагу да пэўнай фразы або кулі, а затым чырвоныя чарніла або тоўсты шрыфт можа быць вельмі карысна ў ўмераных колькасцях.
Праблема заключаецца ў тым, калі вашы лісты пачынаюць станавіцца непаслядоўнымі і сфакусаваныя ці пачынаюць перадаваць індывідуаліст або разбуральнае стаўленне з вашага боку. У свеце бізнесу, людзі хочуць камунікацыі да надзейным і ясным і кароткім, а не дэкаратыўныя і адцягваюць.
08 з 10
Пазбягайце сарказм і адмоўны / Snooty тон, любую цану.
Электронная пошта заўсёды ўдаецца перадаць вакальную інтанацыю і мова цела. То , што вы думаеце , з'яўляецца прамым і простым на самай справе можа сустрэць як суровыя і сярэднія , як толькі ён змяшчаецца ў вашу электронную пошту. Не выкарыстоўваючы слова "калі ласка" і "дзякуй" будзе выклікаць негатыўную падаплёку. А што вы лічыце, з пачуццём гумару і святла сапраўды можа перадаваць паблажлівым і грубым.
Забяспечваючы паважлівы тон і прадстаўнічае паводзіны па электроннай пошце патрабуе практыкі і вялікі вопыт. Гэта дапамагае, калі вы чытаеце электронную пошту ўслых для сябе, ці нават хтосьці яшчэ, перш чым адправіць яго. Калі што-небудзь аб электроннай пошце, здаецца, сярэдніх або рэзкіх, а затым перапісаць яго.
Калі вы ўсё яшчэ затрымаліся з тым, як перадаць тон чагосьці ў лісце, а затым сур'ёзна разгледзець падымаючы тэлефонную трубку і дастаўкі паведамленні ў размове.
Памятаеце: электронная пошта назаўжды, і як толькі вы адправіць гэта паведамленне, вы не можаце выцягнуць яго назад.
09 з 10
Выкажам здагадку, што свет будзе чытаць вашу электронную пошту, так што плануйце адпаведна.
На самай справе, электронная пошта назаўжды. Ён можа быць накіраваны на сотні людзей на працягу некалькіх секунд. Ён можа быць выкліканы праваахоўнымі органамі і рулі павінны ці калі-небудзь расследаванне. Ён можа нават зрабіць гэта ў навіны ці сацыяльную медыя.
Гэта шырокая і палохалая адказнасць, але гэта адзін, што мы ўсё плячо: што вы пішаце па электроннай пошце лёгка можам стаць здабыткам грамадскасці. Выберыце вашыя словы старанна, і калі вы думаеце, ці ёсць шанец, што яна можа ўкусіць вас назад, то сур'ёзна разгледзець ня пасылаючы паведамленне на ўсіх.
10 з 10
Заўсёды сканчайце з кароткім класным "дзякуй" і блок подпісы.
Сілы тонкасцяў, як "дзякуй" і "калі ласка" з'яўляюцца immeasureable. Акрамя таго, дадатковыя некалькі секунд, каб уключыць ваш прафесійны блок подпісы кажа аб вашым увазе да дэталяў, і што вы ўзяць на сябе адказнасць вашых паведамленняў шляхам штампоўкі вашага імя і кантактнай інфармацыі.
Добры дзень, Shailesh.
Дзякуем Вам за Ваш запыт у нашы вышыўкі паслуг у TGI Sportswear. Я быў бы вельмі рады пагаварыць з вамі па тэлефоне , каб расказаць вам больш пра варыянты спартыўных куртак для вашай каманды. Мы маглі б таксама Вам наведаць наш салон ў канцы гэтага тыдня, і я магу паказаць вам нашы ўзоры асабіста.
Які нумар можа патэлефанаваць вам? Я з ім можна пагаварыць пасля 1:00 вечара сёння.
Дзякуй,Пол Giles
Дырэктар па абслугоўванні кліентаў
TGI, Incorporated
587 337 2088 | pgiles@tgionline.com
«Ваш брэндынг ў цэнтры нашай увагі»