Breaking Down розніца паміж электроннымі табліцамі і базамі
Адна з прычын кампаніі не вырашаюцца выкарыстоўваць Microsoft Access з'яўляецца адсутнасць разумення розніцы паміж табліцай і базай дадзеных. Гэта прымушае многіх людзей верыць, што адсочванне інфармацыі аб кліентах, замовах на куплю, а таксама дэталі праекта ў табліцы дастаткова для задавальнення іх патрэбаў. Канчатковым вынікам з'яўляецца тое, што цяжка захаваць кантроль канфігурацыі, файлы будуць страчаныя для карупцыі, і супрацоўнікі выпадкова перазапісаць адпаведную інфармацыю. З невялікім колькасцю ведаў пра сілу і многіх відах выкарыстання базы дадзеных, гэта прасцей для малога бізнэсу, каб бачыць, калі табліца дастаткова для працы і, калі база дадзеных павінны быць створаны.
Важна мець базавую разуменне таго , што база дадзеных з'яўляецца. Большасць людзей атрымалі доступ да баз дадзеных, перш чым, як тыя, у публічнай бібліятэцы, а проста выкарыстоўваць іх не робяць ясна, як электронныя табліцы і базы дадзеных розныя. Выдаткаваўшы некалькі хвілін навучання аб базах дадзеных дапамогуць зрабіць параўнанне больш ясным.
арганізацыя дадзеных
Мабыць, найбольш відавочная розніца паміж табліцай і базай дадзеных з'яўляецца спосабам арганізавана дадзеных. Калі дадзеныя адносна плоскія, то табліца з'яўляецца дасканалай. Спосаб вызначыць, ці з'яўляецца плоскі сталом лепш за ўсё, папросіць быць ці не ўсе кропкі дадзеных лёгка наносяцца на дыяграме або табліцы? Напрыклад, калі кампанія хоча адсочваць штомесячныя прыбыткі на працягу года, табліца з'яўляецца дасканалай. Электронныя табліцы прызначаныя для апрацоўкі шмат аднаго і таго ж тыпу дадзеных, якая адлюстроўвае прагрэс некалькі ключавых момантаў.
Для параўнання, базы дадзеных маюць рэляцыйную структуру дадзеных. Калі карыстальнік быў для вымання дадзеных было б мноства пунктаў, каб разгледзець. Напрыклад, калі кампанія хоча адсочваць свае штомесячныя даходы і параўнаць іх з канкурэнтамі ў працягу апошніх пяці гадоў, існуе сувязь паміж гэтымі кропкамі дадзеных, але ні адзін фокусам. Стварэнне асобнай табліцы, каб паведаміць вынікі будзе цяжка, калі не немагчыма. Базы дадзеных распрацаваны, каб зрабіць яго лёгкім для карыстальнікаў, каб генераваць справаздачы і выконваць запыты.
складанасць дадзеных
Самы просты спосаб параўнання, ці павінны дадзеныя быць захаваны ў электронную табліцу або базу дадзеных, каб паглядзець, як комплекс дадзеныя. Гэта дапамагае высветліць, якім чынам дадзеныя павінны быць арганізаваны, калі карыстальнік яшчэ не ўпэўнены.
Электронная табліца дадзеных простая. Гэта могуць быць лёгка дададзеныя да адной табліцы або дыяграмы і дададзеныя да прэзентацыі без выключэння інфармацыі. Лёгка падтрымліваць, як гэта варта толькі некалькі ключавых лікавых значэнняў. Калі толькі некалькі радкоў і слупкоў неабходныя, дадзеныя лепш за ўсё захоўваць у табліцы.
Базы дадзеных дом шмат розных тыпаў дадзеных, якія ўсе маюць нейкае дачыненне да іншых дадзеных у базе дадзеных. Напрыклад, кампанія захаваць значную колькасць дадзеных аб сваіх кліентах, ад імёнаў і адрасоў на заказ і продажаў. Калі карыстальнік спрабуе ўціснуць тысячы радкоў у табліцу, добрыя шанцы, што ён павінен быць перамешчаны ў базу дадзеных.
паўтарэнне дадзеных
Проста таму, што дадзеныя павінны быць абноўлены, не абавязкова азначае, што неабходная база дадзеных. Ці будуць адны і тыя ж дадзеныя пастаянна паўтараецца? І гэта бізнес зацікаўлены ў наступных падзеі або дзеянні?
Калі кропкі дадзеных змяняецца, але тып дадзеных аднолькавая і адсочвае адна падзея, што інфармацыя, верагодна, плоскі. Прыкладам можа служыць аб'ём продажаў на працягу года. Перыяд часу, будзе мяняцца, і іх колькасць будзе вагацца, і не будзе паўтарацца дадзенымі.
Калі некаторыя часткі дадзеных застануцца ранейшымі, напрыклад, інфармацыю аб кліентах, у той час як іншыя змены, такія як колькасць заказаў і своечасовасці плацяжоў, форы дзеянні адсочваюцца. Гэта калі база дадзеных павінна быць выкарыстана. Дзеянні маюць шмат розных кампанентаў да іх, і спрабуе адсочваць іх усіх патрабуе базы дадзеных.
Асноўная мэта Дейта
Электронныя табліцы выдатна падыходзіць для аднаразовых падзей, якія не патрабуюць адсочвання мноства розных аспектаў. Для праектаў, якія маюць патрэбу ў адзін ці два графіка або табліцы для прэзентацыі перад архівуюцца, табліца з'яўляецца лепшым спосабам пайсці. Калі каманда або кампанія павінна мець магчымасць разлічыць вынікі і вызначыць працэнт, гэта значыць, дзе табліцы з'яўляюцца найбольш карыснымі.
Базы дадзеных для больш працяглых праектаў, у якіх дадзеныя, верагодна, будзе выкарыстоўвацца зноў і зноў. Калі заўвагі і каментары неабходныя, дадзеныя павінны быць перамешчаныя ў базу дадзеных. Электронныя табліцы ня былі распрацаваны, каб адсочваць дэталі, толькі некалькі ключавых лічбавых кропак.
колькасць карыстальнікаў
Колькасць карыстальнікаў можа апынуцца вырашальным фактарам у тым, каб выкарыстоўваць электронную табліцу або базу дадзеных. Калі праект патрабуе, каб вялікая колькасць карыстальнікаў, якія будуць мець магчымасць абнаўляць дадзеныя і ўносіць змены, гэта не павінна быць зроблена ў табліцы. Значна цяжэй падтрымліваць належны кантроль канфігурацыі з табліцай. Калі ёсць толькі некалькі карыстальнікаў, каб абнавіць дадзеныя, як правіла, ад трох да шасці, табліца павінна быць адэкватнай (хоць пераканайцеся, што ўсталяваць правілы, перш чым рухацца наперад з ім).
Калі ўсе ўдзельнікі на праекце або цэлых аддзелаў неабходна ўнесці змены, база дадзеных з'яўляецца лепшым выбарам. Нават калі кампанія маленькая і мае толькі адзін ці два чалавека ў аддзеле зараз разгледзім, як многія людзі маглі б у канчатковым выніку ў гэтым аддзеле на працягу пяці гадоў, і спытаць, калі яны будуць мець патрэбу, каб унесці змены. Чым больш карыстальнікаў, якім патрэбен доступ, тым больш верагодна, база дадзеных з'яўляецца лепшым варыянтам.
Акрамя таго, неабходна прымаць бяспеку дадзеных пад увагу. Калі ёсць шмат важнай інфармацыі, якая павінна быць забяспечана, базы дадзеных прапануюць больш высокі ўзровень бяспекі. Перш, чым зрабіць крок, не забудзьцеся прачытаць аб праблемах бяспекі, якія варта ўлічваць перад стварэннем базы дадзеных.
Калі вы гатовыя зрабіць рашучы крок, чытайце нашу артыкул Пераўтварэнне табліц у базах дадзеных, каб пачаць працу на вашым шляху.