Ёсць шмат добрых прычын , чаму алічбоўку папяровых дакументаў можа быць велізарную дапамогу , калі справа даходзіць да арганізацыі хатняга офіса (ці, калі на тое пайшло, ваш дом). Перш за ўсё, вы можаце пазбавіцца ад вялікай колькасці дадатковай паперы, якая ламаюць дзверы ў скрыні і файлы, або займаючы каштоўнае прастору на працоўным стале.
Лічбавыя файлы (нават PDF - файлы) могуць быць ператвораныя ў даступныя для пошуку файлаў з выкарыстаннем аптычнага распазнавання сімвалаў праграмнага забеспячэння (OCR) , які звычайна пастаўляецца разам з друкаркай (HP мае вельмі прахалоднае відэа , якое тлумачыць , як працуе OCR і як гэта можа дапамагчы спрасціць задачу спрашчаючы сваё жыццё).
Гэта азначае, што не толькі ваша інфармацыя не прымае любую пакой, гэта таксама нашмат лягчэй знайсці, чым гэта было б на паперы. І вы можаце захаваць свае лічбавыя файлы, як вам падабаецца - на CD ці DVD, на флэш-назапашвальніку, у анлайн-сховішча, ці ўсё вышэй. Такім чынам, вы можаце быць упэўнены, што, калі вам трэба нешта, вы можаце атрымаць вашыя рукі.
Калі вы пачынаеце алічбоўку вашых хатнія файлаў, гэта выдатны час, каб стварыць арганізаваны набор файлаў, якія зробяць вашу жыццё прасцей. Падумайце аб катэгорыях дакументаў вам трэба, і наладзіць тэчку для кожнага. квітанцыі Крэдытных карт ў адной тэчцы; страхаванне аўтамабіля дакументы ў іншай; тэлефонныя рахункі, прадуктовыя чэкі, хатні рамонт рахункі, і гэтак далей, усе яны могуць быць зададзены асобныя тэчкі. І ў кожнай тэчцы, ствараць укладзеныя папкі для кожнага года (або месяца). Гэта нашмат прасцей пачаць з арганізаванай сістэмай, а затым проста дадаць новыя дакументы ў правільны файл, як вы ідзяце разам, чым працягваць спрабаваць змяніць сістэму кожны раз, калі новае паступленне атрымлівае сканаванне.
Пераканайцеся, што сканар або прынтэр пастаўляецца з праграмным забеспячэннем OCR (ABBYY FineReader праграмнае забеспячэнне, здаецца, уваходзяць у пакет з многімі друкаркамі і сканарамі я тэставаў). Калі вы не знайшлі якой-небудзь, не панікуйце. Там добры шанец, што ў вас ужо ёсць некаторы годнае праграмнае забеспячэнне OCR ужо ўсталяваны на вашым кампутары, пакуль вы карыстаецеся Windows. Крута OCR Software У вас ужо ёсць будзе весці вас праз працэс пошуку і выкарыстанне гэтага праграмнага забеспячэння разам са сканарам для стварэння рэдагуемых дакументаў.
Вядома, гэта выклікае яшчэ адзін важны момант: Вы павінны мець, па меншай меры, сканер дакументаў, калі вы збіраецеся зрабіць гэтую працу. Гэта не абавязкова павінна быць дарагім, ці фантазіяй. Калі вы не адзін, цяпер самы час, каб паглядзець на адзін; пачаць з гэтых аглядаў Фота сканараў і дакументаў Сканеры для некаторых лепшых пакупак. Калі вы не хочаце , асобны сканара, недарагое усё-у-адным прынтэр будзе выконваць працу на выдатна.
Дык вось цяжкая частка. Як сістэма налады не занадта складана; нават сканіраванне дакументаў не будзе занадта жорсткім. Што цяжка гэта пераканацца, што вы аўтаматычна рабіць гэта кожны раз, калі вы атрымліваеце новыя квітанцыі або дакументы. У адваротным выпадку, дакументы пачнуць назапашвацца зноў, і вы будзеце адчуваць сябе, як калі б вы былі марнаваць свой час. Так прытрымвайцеся яго!