Стварыце свае ўласныя шаблоны Word, каб зэканоміць час, але планаваць іх першы
Калі вы часта ствараеце дакументы, якія ўтрымліваюць адзін і той жа спецыялізаванае фарматаванне, але не заўсёды ўтрымліваюць той жа тэкст, такія як рахункі-фактуры, ўпаковачныя лісты, формы літар і г.д., вы можаце аўтаматызаваць працэс і зэканоміць значную колькасць часу шляхам стварэння шаблён у Word.
Што такое шаблон?
Для тых, хто не знаёмы з шаблонамі, вось кароткае тлумачэнне: Шаблон Microsoft Word ўяўляе сабой тып дакумента, які стварае копію сябе, калі вы адкрываеце яго. Гэтая копія мае ўсе канструкцыі і фарматаванне шаблону, такія як лагатыпы і табліцы, але вы можаце змяніць яго, увёўшы яго змесціва, не змяняючы зыходны шаблон.
Вы можаце адкрыць шаблон столькі разоў, колькі вам падабаецца, і кожны раз, калі ён стварае новую копію сябе для новага дакумента. Файл, створаны захоўваецца ў выглядзе стандартнага тыпу файла Word (напрыклад, DOCX).
Шаблон Слова можа ўтрымліваць фарматаванне, стылі, шаблонны тэкст, макрасы , верхнія і ніжнія калантытула, а таксама прыстасаваныя слоўнікі , панэлі інструментаў і элементы автотекста .
Планаванне шаблону Word,
Перад тым, як стварыць шаблон Word, гэта добрая ідэя, каб стварыць спіс дэталяў, якія вы хочаце ўключыць у яго. Час, якое вы праводзіце планаванне зэканоміць вам больш часу ў доўгатэрміновай перспектыве.
Вось некалькі саветаў аб тым, што ўключаць:
- Любы тэкст, які павінен ва ўсіх дакументах на аснове шаблону.
- Фарматаванне як слупкі, поля, табуляцыя, зноскі, заўвагі і г.д.
- Макрасы вы можаце выкарыстоўваць, але з'яўляюцца спецыфічнымі для дадзенага дакумента.
- Для ліста, ўставіць поле даты, будзе абнаўляцца аўтаматычна кожны раз пры адкрыцці шаблону.
- Акрамя таго, для пісьма, уключае ў свой адрас і кантактную інфармацыю.
- Выкарыстоўвайце поле або автотекст для інфармацыі, якая можа змяніцца, але заўсёды будзе ўтрымліваць адзін і той жа тып інфармацыі (напрыклад, нумары старонак, назва дакумента, шлях да файла і г.д.). Такая інфармацыя часта ў верхніх і ніжніх калантытула.
- Калі дакумент змяшчае раздзелы з розным фарматаваннем, вы можаце выкарыстоўваць апісальны тэкст-запаўняльнік, напрыклад, загаловак або падзагаловак, што вы можаце ўвесці больш у копіі, створанай на аснове шаблону. Такім чынам, ён будзе мець фарматаванне спецыяльна для гэтага падзелу.
Калі ў вас ёсць апісанне таго, што вы хочаце, выложу дакумент прататыпа ў пусты дакумент Word. Ўключыць усе элементы, якія вы пералічылі і дызайн вы хочаце для вашых дакументаў.
Захаванне новага шаблону
Захавайце дакумент у якасці шаблону, выканайце наступныя дзеянні:
Word 2003
- Націсніце Файл ў верхнім меню.
- Націсніце кнопку Захаваць як ...
- Перайдзіце ў тэчку, дзе вы хочаце захаваць шаблон. Слова пачынаецца ў змаўчанні месца для шаблонаў. Майце на ўвазе, што шаблоны захавана ў іншых ад размяшчэння па змаўчанні не будзе адлюстроўвацца ў дыялогавым акне Шаблоны месцаў пры стварэнні новых дакументаў.
- У полі «Імя файла» увядзіце ў вядомым шаблон імя файла.
- Пстрыкніце расчыняецца спіс «Захаваць як» і выберыце Шаблоны дакументаў.
- Націсніце кнопку Захаваць.
Word 2007
- Націсніце кнопку Microsoft Office ў левым верхнім куце.
- Змесціце паказальнік мышы на Save As .... У дапаможным меню , якое адкрываецца, націсніце Шаблон Word.
- Перайдзіце ў тэчку, дзе вы хочаце захаваць шаблон. Слова пачынаецца ў месца захавання па змаўчанні для шаблонаў. Майце на ўвазе, што шаблоны захавана ў іншых ад размяшчэння па змаўчанні не будзе адлюстроўвацца ў дыялогавым акне Шаблоны месцах.
- У полі «Імя файла» увядзіце ў вядомым шаблон імя файла.
- Націсніце кнопку Захаваць.
Word 2010 і пазнейшыя версіі
- Перайдзіце на ўкладку Файл.
- Націсніце кнопку Захаваць як ...
- Перайдзіце ў тэчку, дзе вы хочаце захаваць шаблон. Слова пачынаецца ў месца захавання па змаўчанні для шаблонаў. Майце на ўвазе, што шаблоны захавана ў іншых ад размяшчэння па змаўчанні не будзе адлюстроўвацца ў дыялогавым акне Шаблоны месцаў пры стварэнні новых дакументаў.
- У полі «Імя файла» увядзіце ў вядомым шаблон імя файла.
- Пстрыкніце расчыняецца спіс «Захаваць як» і выберыце Шаблоны дакументаў.
- Націсніце кнопку Захаваць.
Ваш дакумент будзе захаваны ў якасці шаблону з .dot пашырэння файла ці .dotx, якія могуць быць выкарыстаны для стварэння новых дакументаў на яго аснове.