Устаўка спасылкі для дадзеных, графікаў і формул ў Excel, Word, PowerPoint

01 з 02

Уставіць Сувязі паміж Excel і Word, файлы

Абклейванне спасылкі Агляд

Акрамя простага капіявання і ўстаўкі дадзеных з аднаго Excel файла ў іншай або ў файл Microsoft Word, вы можаце таксама стварыць сувязь паміж двума файламі або кніг , якія будуць абнаўляць скапіраваныя дадзеныя ў другім файле , калі арыгінальныя змены дадзеных.

Акрамя таго, можна стварыць сувязь паміж дыяграмай, размешчанай у кнізе Excel і PowerPoint слайд або дакумент Word.

Прыклад паказаны на малюнку вышэй, дзе дадзеныя з файла Excel быў звязаны з дакументам Word, які можа быць выкарыстаны ў справаздачы.

У гэтым прыкладзе, дадзеныя ўстаўляюцца ў дакумент у выглядзе табліцы, якая затым можа быць адфарматавана з дапамогай усіх функцый фарматавання словы.

Гэтая сувязь ствараецца з дапамогай опцыі Уставіць спасылку. Для аперацый ўстаўкі спасылак, файл , які змяшчае зыходныя дадзеныя вядомы як зыходны файл і другі файл або кніга , якая змяшчае спасылку формулы ў файл прызначэнне.

Звязванне асобных клетак у Excel з формулай

Спасылкі могуць быць таксама створаны паміж асобнымі вочкамі ў асобных кнігах Excel, выкарыстоўваючы формулу. Гэты метад можа быць выкарыстаны для стварэння канала сувязі для формул або даных, але ён працуе толькі для асобных клетак.

1. Націсніце на вочка ў кнізе прызначэння , дзе дадзеныя будуць адлюстроўвацца;
2. Націсніце знак роўнасці (=) на клавіятуры , каб пачаць формулу;
3. Пераключыцеся ў зыходную кнігу, націсніце на вочка , якая змяшчае дадзеныя , якія будуць звязаныя;
4. Націсніце клавішу Enter на клавіятуры - Excel павінен пераключыцца назад у файл прызначэння з звязаных дадзеных , паказу ў абранай вочку;
5. Звон звязаных дадзеных будзе адлюстроўваць формулу спасылкі - такія , як = [Книга1] Лист1 $ A $ 1 у! Радок формул над лістом .

Заўвага: знакі даляра ў спасылку на вочка - $ A $ 1 - паказвае , што гэта абсалютная спасылка на вочка.

Уставіць Параметры Спасылкі ў Слове і Excel

Пры ўстаўцы спасылкі на дадзеныя, Word дазваляе выбраць, ці варта фарматаваць дадзеныя, звязаныя з выкарыстаннем бягучых параметраў крыніцы або файлы прызначэнне. Excel не прапаноўвае гэтыя варыянты, ён проста аўтаматычна прымяняе бягучыя параметры фарматавання ў файле прызначэння.

Звязванне дадзеных паміж словам і Excel

1. Адкрыйце кнігу Excel , якая змяшчае дадзеныя , якія будуць звязаныя (зыходны файл)
2. Адкрыйце файл прызначэння - альбо кнігу Excel або дакумент Word , ;
3. У зыходным файле вылучыць дадзеныя для капіявання;
4. У зыходным файле, націсніце на кнопку Капіяваць на ўкладцы Галоўная стужкі - адабраныя дадзеныя будуць акружаны Мурашыная;
5. У файле прызначэння, пстрыкніце паказальнікам мышы на тым месцы , дзе будзе адлюстроўвацца звязаныя дадзеныя - у Excel націсніце на вочка , якая будзе знаходзіцца ў верхнім левым куце налепленая даных;
6. Як паказана на малюнку, націсніце на маленькую стрэлку ў ніжняй частцы кнопкі Уставіць на ўкладцы Галоўная стужкі , каб адкрыць параметры ўстаўкі ў расчыняецца меню
7. У залежнасці ад мэтавай праграмы, паста варыянту спасылкі будзе адрознівацца:
   • Для Word, ўставіць спасылку знаходзіцца ў раздзеле Параметры Paste ў меню;
   • Для Excel, ўстаўце спасылку знаходзіцца ў раздзеле Іншыя параметры Paste ў меню.
8. Абярыце неабходны варыянт Paste Link;
9. Звязаныя дадзеныя павінны з'явіцца ў файле прызначэння.

нататкі:

• Калі абодва файла адкрыты , калі дадзеныя абнаўляюцца ў зыходным файле, файл прызначэння варта абнавіць неадкладна.
• Калі файл прызначэння зачынены, калі крыніца дадзеных змяняецца, дадзеныя ў вочкі прызначэння будзе абнаўляцца ў наступны раз пры адкрыцці файла.
• Калі зыходны файл зачыняецца, калі канчатковы файл адкрываецца, акно папярэджання можа адкрыць, які паказвае дакумент змяшчае спасылкі на знешнія файлы і з просьбай абнавіць / Не абнаўляць спасылкі.

Прагляд Формула Link ў Excel

Шлях, які адлюстроўваецца формула спасылкі нязначна змяняецца паміж Excel 2007 года і больш познімі версіямі праграмы.

• ! У Excel 2010 і пазнейшых версіях праграмы, калі націснуць на звязаных дадзеных у файле прызначэння, формула , такія як = [Книга1] Лист1 A1 з'явіцца ў радку формул над ліста;
• У Excel 2007, гэта формула , якая злучае адлюстроўваецца як: {! = Excel.Sheet.12 | Книга1 '! Лист1 R1C1'} у радку формул.

нататкі:

• У формуле 2007 г., абсалютная спасылка на вочка запісваюцца ў стылі R1C1 - што азначае радок 1 калонка 1 і што эквівалентна больш агульнага апорную вочка стыль SAS1
• У абедзвюх формулах, Книга1 паказвае імя зыходнага файла

Прагляд Link інфармацыі ў MS Word

Для прагляду інфармацыі аб звязаных дадзеных - такіх, як зыходны файл, звязаных дадзеных, і спосаб абнаўлення:

1. Пстрыкніце правай кнопкай мышы на звязаных дадзеных, каб адкрыць кантэкстнае меню;
2. Выберыце Linked працоўны лісток Object> Спасылкі ..., каб адкрыць дыялогавае акно спасылкі ў Слове;
3. Калі ёсць больш чым адна спасылка ў гэтым дакуменце, усе спасылкі будуць пералічаны ў акне ў верхняй частцы дыялогавага вокны;
4. Пры націску на спасылку будзе адлюстроўваць інфармацыю аб гэтай спасылцы ніжэй вокны ў дыялогавым акне.

02 з 02

Ўставіць сувязь паміж дыяграмамі ў Excel і PowerPoint

Узоры Дыяграмы з Уставіць спасылку ў PowerPoint і Слова

Як ужо згадвалася, у дадатак да стварэння спасылкі для тэкставых дадзеных або формул, таксама можна выкарыстоўваць пасты спасылку для падлучэння дыяграмы , размешчанай у адной кнізе Excel з копіяй ў другой кнізе або ў файле MS PowerPoint або Word.

Пасля таго, як звязаныя паміж сабой , змены дадзеных у зыходным файле адбіваюцца як у арыгінальнай схеме і копія знаходзіцца ў файле прызначэння.

Выбар крыніцы або прызначэння Фарматаванне

Пры ўстаўцы сувязі паміж графікамі, PowerPoint, Word і Excel дазваляюць выбраць , варта ці фарматаваць звязаную табліцу , выкарыстоўваючы бягучую тэму фарматавання для крыніцы або файлаў прызначэння.

Звязванне дыяграм ў Excel і PowerPoint

Як паказана на малюнку вышэй, гэты прыклад стварае сувязь паміж дыяграмай ў рабочай кнізе Excel - зыходны файл і слайд ў прэзентацыі PowerPoint - файл прызначэння.

1. Адкрыць рабочую кнігу, якая змяшчае дыяграму для капіявання;
2. Адкрыйце файл прэзентацыі прызначэння;
3. У кнізе Excel, націсніце на дыяграму, каб вылучыць яго;
4. Націсніце на кнопку Капіяваць на ўкладцы Галоўная стужкі ў Excel;
5. Націсніце на слайд ў PowerPoint, дзе будзе адлюстроўвацца звязаны графік;
6. У PowerPoint, націсніце на маленькую стрэлку ў ніжняй частцы кнопкі пасты - як паказана на малюнку - для адкрыцця выпадальнага спісу;
7. Націсніце альбо на выкарыстанне прызначэння Тэма або Захаваць зыходнае фарматаванне значкоў ў расчыняецца спісе , каб ўставіць звязаную табліцу ў PowerPoint.

нататкі:

• Калі гэтыя два файла, якія змяшчаюць звязаныя дыяграмы з'яўляюцца адкрытымі, змены ў зыходных дадзеных варта абнавіць адразу ў абодвух графіках.
  
• Пры адкрыцці прэзентацыі PowerPoint , які змяшчае звязаныя дадзеныя, акно папярэджання можа адкрыць паказвае на патэнцыйныя праблемы бяспекі , і прашу вас , ці вы хочаце абнавіць звязаныя дадзеныя.