6 спосабаў сартавання дадзеных у Excel

Гэтая серыя саветаў ахоплівае розныя метады сартавання дадзеных у Excel. Канкрэтная інфармацыя можа быць знойдзена на наступных старонках:

1. Хуткая сартаванне на одностоечном з дапамогай Сартаваць & фільтр ці гарачыя клавішы
2. Сартаванне па некалькіх слупках
3. Сартаванне дат або часу
4. Сартаваць па днях тыдня, месяцы ці іншых карыстацкіх спісаў
5. Сартаванне па радках - парадкаванне Калоны

Выбар сартуецца дадзеных

Перад тым як дадзеныя могуць быць адсартаваныя, Excel неабходна ведаць дакладны дыяпазон , які павінен быць адсартаваны, і , як правіла Excel даволі добра абіралых вобласці звязаных дадзеных - да таго часу, калі ён быў уведзены,

1. няма пустых радкоў або Стоўбцаў былі пакінутыя ў межах вобласці звязаных даных;
2. і пустыя радкі і слупкі былі пакінутыя паміж абласцямі адпаведных дадзеных.

Excel будзе нават вызначыць, досыць сапраўды, калі вобласць дадзеных мае імёны палёў і выключыць гэты радок з запісаў , якія будуць адсартаваныя.

Тым не менш, дазваляючы Excel, каб выбраць дыяпазон, які будзе адсартаваны можа быць рызыкоўна - асабліва з вялікімі аб'ёмамі дадзеных, якія цяжка праверыць.

Для таго, каб пераканацца, што абраны правільны дадзеныя, вылучыць дыяпазон перад пачаткам сартавання.

Калі ж дыяпазон павінен быць адсартаваны неаднаразова, лепшым падыходам з'яўляецца даць яму імя .

01 з 05

Sort Key і сартаванне

Сартаванне патрабуе выкарыстання ключа сартавання і парадак сартавання.

Ключ сартавання дадзеных у слупку або слупках, якія вы хочаце сартаваць. Яна вызначаецца па загалоўку слупка або імя поля. На малюнку вышэй, магчымыя ключы сартавання з'яўляюцца Student ID, імя, узрост, праграма, і месяц Пачала

У хуткай сартавання, націснуўшы на адну вочка ў калонцы, якая змяшчае ключ сартыроўкі, дастаткова сказаць, што Excel ключ сартаваньня.

Для тэксту або лікавых значэнняў, два варыянты парадку сартавання ўзыходзяць і сыходзяць.

Пры выкарыстанні кнопкі Сартаванне і фільтр на ўкладцы Галоўная стужкі, параметры парадку сартавання ў выпадальным спісе будзе мяняцца ў залежнасці ад тыпу дадзеных у абраным дыяпазоне.

Хуткая сартаванне з дапамогай Сартаваць & Фільтр

У Excel, хуткая сартаванне можа ажыццяўляцца з дапамогай кнопкі сартавання і фільтрацыі на ўкладцы Галоўнай стужкі .

Крокі да выконваючы хуткую сартаванне з'яўляюцца:

1. Націсніце на вочка ў калонцы, якая змяшчае ключ сартавання
2. Націсніце на ўкладцы Галоўная стужкі ў выпадку неабходнасці
3. Націсніце на кнопку Сартаванне і фільтр , каб адкрыць выпадальнае меню опцый сартавання
4. Націсніце на адну з дзвюх опцый для сартавання ў альбо ў парадку ўзрастання або змяншэння
5. Праверце, каб пераканацца, што дадзеныя былі адсартаваныя правільна

Сартаванне дадзеных з дапамогай стужкі гарачых клавіш

Там няма спалучэння клавіша ключа для сартавання дадзеных у Excel.

Што даступныя гарачыя клавішы, якія дазваляюць выкарыстоўваць камбінацыі клавіш, а не паказальнік мышы, каб выбраць тыя ж параметры, пералічаныя вышэй на ўкладцы Галоўная стужкі.

• Выкарыстанне клавіятуры для доступу да параметрах стужкі заўсёды пачынаецца з клавішай Alt.

Для сартавання ў парадку ўзрастання з дапамогай гарачых клавіш

1. Націсніце на вочка ў ключавым слупку сартавання
2. Націсніце наступныя клавішы на клавіятуры:
3. Alt HSS
4. Табліца дадзеных павінны быць адсартаваныя ад А да Z / найменшага да найбольшага па выбраным слупка

Гарачыя клавішы перавесці:
клавіша «Alt»> ўкладка «Галоўная»> група «Рэдагаванне»> «Сартаванне і фільтр» Меню> «Сартаваць па Найменшы Самы вялікі» варыянт.

Для сартавання ў парадку змяншэння з дапамогай гарачых клавіш

Крокі для сартавання ў парадку змяншэння з дапамогай гарачых клавіш такія ж, як тыя, якія пералічаны ў ўзыходзячай роду, за выключэннем камбінацыі гарачых клавіш з'яўляецца:

Alt HSO

Гарачыя клавішы перавесці:
клавіша «Alt»> ўкладка «Галоўная»> група «Рэдагаванне»> «Сартаванне і фільтр» Меню> «згрупаваць найбольшага да найменшага» варыянт.

02 з 05

Сартаванне па некалькіх слупках дадзеных у Excel

Акрамя выканання хуткай сартавання на аснове аднаго слупка дадзеных, прыстасаваныя функцыі сартавання ў Excel дазваляюць сартаваць па некалькіх слупках, вызначыўшы некалькі ключоў сартавання.

У радах з некалькімі слупкоў, ключы сартавання вызначаюцца шляхам выбару загалоўкаў слупкоў у згрупаваць дыялогавае акно .

Як з хуткай упарадкавана, ключы сартавання вызначаецца identifing слупкоў загалоўкаў або імёнаў палёў у табліцы , якая змяшчае ключ сартаваньня.

Сартаванне па прыкладзе некалькіх слупкоў

У прыведзеным вышэй прыкладзе, рушылі ўслед наступныя крокі , каб адсартаваць дадзеныя ў дыяпазоне ад H2 да L12 на двух слупкоў дадзеных - спачатку па імені, а затым па ўзросту.

1. Вылучыце дыяпазон вочак, якія падлягаюць сартаванні
2. Націсніце на ўкладцы Галоўная стужкі .
3. Націсніце на значок сартавання і фільтрацыі на стужцы , каб адкрыць выпадальны спіс.
4. Націсніце на заказ Сартаванне у расчыняецца спісе , каб выклікаць дыялогавае акно Сартаванне
5. Пад загалоўкам слупка ў дыялогавым акне, выберыце імя з які расчыняецца спісу , каб сартаваць дадзеныя па калонцы Name
6. Сартаваць па выбары засталося ўсталяваць значэнне - паколькі сартаванне на аснове фактычных дадзеных у табліцы
7. Пад загалоўкам сартавання, выберыце Z да A з які расчыняецца спісу для сартавання Імя дадзеных у парадку змяншэння
8. У верхняй частцы дыялогавага акна, націсніце на кнопку Add Level , каб дадаць другі варыянт сартавання
9. Для другога ключа сартавання пад загалоўкам слупка, абярыце узрост ад расчыняецца спісу для сартавання запісаў з аднолькавымі імёнамі ў калонцы Age
10. Пад сартаванне загалоўка абярыце найбольшага да найменшага з які расчыняецца спісу , каб сартаваць дадзеныя Узрост у парадку змяншэння
11. Націсніце OK у дыялогавым акне, каб закрыць дыялогавае акно і сартавання дадзеных

У выніку вызначэння другога ключа сартавання, у прыведзеным вышэй прыкладзе, два запісы з аднолькавымі значэннямі поля Name былі дадаткова адсартаваныя ў парадку змяншэння , выкарыстоўваючы поле Age, у выніку чаго запіс для студэнта А. Вільсан ў ўзросце 21 быўшы да таго запіс на другі А. Ўілсана ва ўзросце 19 гадоў.

Першы радок: Загалоўкі слупкоў або даных?

Дыяпазон дадзеных, выбраных для сартавання ў прыведзеным вышэй прыкладзе ўключаны загалоўкі слупкоў вышэй першага радка дадзеных.

Excel выяўленая гэты радок ўтрымоўвала дадзеныя , якія адрозніваліся ад дадзеных у наступных радках , так што мяркуюцца , першы шэраг , каб быць слупкі загалоўкаў і адрэгуляваць даступныя параметры ў дыялогавым акне Сартаванне , каб уключыць іх.

Адным з крытэраў, якія Excel выкарыстоўвае, каб вызначыць, ці ўтрымоўвае першы радок загалоўкі слупкоў фарматавання. У прыведзеным вышэй прыкладзе, тэкст у першым радку іншы шрыфт, і гэта розны колер з дадзеных у астатніх радках. Ён таксама аддзелены ад радкоў ніжэй тоўстай мяжы.

Excel выкарыстоўвае такую ​​розніцу ў прыняцці яе вызначэння на Ці першы радок з'яўляецца радок загалоўка, і гэта вельмі добра атрымаць гэта права - але гэта не з'яўляецца бясхібным. Калі ён здзяйсняе памылку, дыялогавае акно Сартаванне ўтрымлівае сцяжок - Мае дадзеныя маюць загалоўкі - якія могуць быць выкарыстана для пераазначэння гэтага аўтаматычнага выбару.

Калі першы радок не ўтрымлівае загалоўкі, Excel выкарыстоўвае літару слупкі - такія , як слупок D або слупок E - у якасці выбару ў опцыі слупка ў дыялогавым акне Сартаванне.

03 з 05

Сартаванне дадзеных па даце або часу ў Excel

У дадатак да сартаванні тэкставых дадзеных у алфавітным парадку або лічбы ад самых вялікіх да самых маленькіх, параметры сартавання Excel ўключаюць у сябе сартаванне значэнняў даты.

Заказы сартаваць даступныя для дат:

• Узыходзячы парадак - ад старых да новых
• Па змяншэнні - ад новага да старога

Хуткая сартаванне супраць сартавання дыялогавага акна

Паколькі даты і час толькі што адфарматаваны дадзеныя нумары, для гатункаў на адной калонкі - напрыклад, дата запазычаным у прыкладзе на малюнку вышэй - метадам хуткай сартавання можна выкарыстоўваць паспяхова.

Для гатункаў з удзелам некалькіх слупкоў дат або часу, Родзе дыялогавае акна трэба выкарыстоўваць - гэтак жа , як пры сартаванні па некалькіх слупках лікавых або тэкставых дадзеных.

Сартаванне па даце прыкладу

Каб выканаць хуткую сартаванне па даце ў парадку ўзрастання - ад старых да новых - для прыкладу на малюнку вышэй, крокі былі б:

1. Вылучыце дыяпазон вочак, якія падлягаюць сартаванні
2. Націсніце на ўкладцы Галоўная стужкі
3. Націсніце на значок сартавання і фільтрацыі на стужцы , каб адкрыць выпадальны спіс
4. Націсніце на Род старых да новай опцыі ў спісе , каб адсартаваць дадзеныя ў парадку ўзрастання
5. Запісы павінны быць адсартаваныя з найстаражытнымі датамі ў запазычаных калонцы ў верхняй частцы табліцы

Даты і час захоўваюцца ў выглядзе тэкставых

Калі вынікі сартавання па даце, не так, як чакалася, дадзеныя ў калонцы, якая змяшчае ключ сартавання можа ўтрымліваць дату або час захоўваюцца ў выглядзе тэкставых дадзеных, а не як лікі (даты і часу проста адфарматаваны нумар дадзеныя).

На малюнку вышэй, запіс для А. Петэрсан апынуўся ў ніжняй частцы спісу, калі на аснове даты запазычанні - 5 лістапада 2014 -, запіс павінна быць размешчана над запісам для А. Уілсан, які таксама мае дату запазычанні 5 лістапада.

Прычына нечаканых вынікаў з'яўляецца тое, што дата запазычанні для А. Петэрсана была захавана як тэкст, а не як лік

Змешаныя дадзеныя і Quick Гатункі

Пры выкарыстанні метаду хуткай сартавання, калі запісы, якія змяшчаюць тэкст і лікавыя дадзеныя змешваюцца разам, Excel сартуе колькасць і тэкставых дадзеных асобна - размяшчэнне запісаў з тэкставымі дадзенымі ў ніжняй частцы Адсартавана спісу.

Excel можа таксама ўключаць у сябе загалоўкі слупкоў у выніках сартавання - іх інтэрпрэтацыі, як толькі іншы радок тэкставых дадзеных, а не ў якасці імёнаў палёў для табліцы дадзеных.

Сартаваць папярэджанне - Дыялогавае акно Сартаванне

Як паказана на малюнку вышэй, калі дыялогавае акно Сартаванне выкарыстоўваюцца нават для гатункаў на адным слупку, Excel адлюстроўвае папераджальнае паведамленне аб тым , што ён сустракаецца дадзеныя , якія захоўваюцца ў выглядзе тэксту і дае вам выбар:

• Сартаванне ўсе, што выглядае як нумар як нумар
• Сартаваць нумары і нумары захоўваюцца ў выглядзе тэксту асобна

Калі вы выбіраеце першы варыянт, Excel паспрабуе змясціць тэкставыя дадзеныя ў правільным месцы вынікаў сартавання.

Выберыце другі варыянт і Excel змесціць запіс, якая змяшчае тэкставыя дадзеныя ў ніжняй частцы вынікаў сартавання - гэтак жа, як гэта робіць з хуткімі гатункамі.

04 з 05

Сартаванне дадзеных па днях тыдня або месяца ў Excel

Сартаваць па днях тыдня або месяцы года , выкарыстоўваючы той жа убудаваны ў карыстацкі спіс , які Excel выкарыстоўвае , каб дадаць некалькі дзён ці месяцаў на ліст з дапамогай маркера запаўнення .

Гэты спіс дазваляе сартаваць па днях або месяцаў у храналагічным парадку, а не ў алфавітным парадку.

У прыведзеным вышэй прыкладзе, дадзеныя былі адсартаваныя па месяцы, што студэнты пачалі сваю онлайн-праграму даследаванняў.

Як і з іншымі параметрамі сартавання, сартаванне значэнняў па наладжвальнага спісу могуць адлюстроўвацца ў парадку ўзрастання (з нядзелі па суботу / студзеня па снежань) або змяншальным парадку (з суботы па нядзелю / снежня па студзень).

На малюнку вышэй, наступныя крокі былі зробленыя сартаваць выбарку дадзеных у дыяпазоне ад H2 да L12 па месяцах года:

1. Вылучыце дыяпазон вочак, якія падлягаюць сартаванні
2. Націсніце на ўкладцы Галоўная стужкі .
3. Націсніце на значок сартавання і фільтрацыі на стужцы , каб адкрыць выпадальны спіс.
4. Націсніце на заказ Сартаванне у выпадальным спісе , каб адкрыць сартавання дыялогавае акно
5. Пад загалоўкам слупка ў дыялогавым акне, абярыце месяц працы з які расчыняецца спісу , каб сартаваць дадзеныя па месяцах года
6. Сартаваць па выбары засталося ўсталяваць значэнне - паколькі сартаванне на аснове фактычных дадзеных у табліцы
7. Пад загалоўкам сартаванне, націсніце на стрэлку ўніз побач з змаўчанні А ў опцыі для Z , каб адкрыць выпадальнае меню
8. У меню абярыце Наладжвальны спіс , каб адкрыць дыялогавае акно Наладжвальныя спісы
9. У левым акне дыялогавага акна, пстрыкніце адзін раз у спісе: студзень, люты, сакавік, красавік ... , каб абраць яго

10. Націсніце кнопку OK , каб пацвердзіць выбар і вярнуцца да Сартаванне дыялогавага акна

11. Абраны спіс - студзень, люты, сакавік, красавік - будзе адлюстроўвацца пад загалоўкам замовы

12. Націсніце кнопку OK, каб закрыць дыялогавае акно і сартаваць дадзеныя па месяцах года

Заўвага: Па змаўчанні, карыстацкія спісы адлюстроўваюцца толькі ў парадку ўзрастання ў дыялогавым акне Карыстальніцкія спісы. Для сартавання дадзеных у парадку змяншэння з дапамогай карыстацкага спісу пасля выбару патрэбнага спісу такім чынам , каб ён адлюстроўваецца пад загалоўкам ордэна ў дыялогавым акне Сартаванне:

1. Націсніце на стрэлцы ўніз побач з паказу ў - напрыклад, студзеня лютага, сакавіка, апреля ... , каб адкрыць выпадальнае меню
2. У меню абярыце опцыю наладжвальнага спісу , які адлюстроўваецца ў парадку змяншэння - напрыклад , у снежні, Лістапад, Кастрычнік, Верасень ...

3. Націсніце кнопку OK, каб закрыць дыялогавае акно і сартавання дадзеных у парадку змяншэння з дапамогай карыстацкага спісу

05 з 05

Сартаваць па радках у Reorder Стоўбцы ў Excel

Як паказана ў папярэдніх варыянтах сартавання дадзеных звычайна сартуюцца выкарыстоўваючы загалоўкі слупкоў або імёны палёў і вынік з'яўляецца змяненнем парадку цэлых радкоў або запісаў дадзеных.

Менш вядомыя, і, такім чынам, менш выкарыстоўваецца опцыя сартавання ў Excel для сартавання па радках, які мае эфект змянення парадку слупкоў злева направа на лісце

Адной з прычын для сартавання па радках, каб адпавядаць парадку слупкоў паміж рознымі табліцамі дадзеных. З калонамі ў тым жа парадку злева направа, то прасцей параўнаць запісы або капіяваць і перамяшчаць дадзеныя паміж табліцамі.

Настройка парадку слупкоў

Вельмі рэдка, аднак, становіцца ўсё слупкі ў правільным парадку, нескладанай задачай з-за абмежаванняў на якія ўзыходзяць і сыходзяць варыянты парадак сартавання для значэнняў.

Як правіла, неабходна выкарыстоўваць карыстацкі парадак сартавання, і Excel ўключае ў сябе опцыю для сартавання клеткавага або колеру шрыфта або умоўнымі значкамі фарматавання .

Гэтыя параметры, як паказана ў ніжняй частцы гэтай старонкі, усё яшчэ даволі працаёмкі і не так простая ў выкарыстанні.

Магчыма, самы просты спосаб сказаць Excel парадак слупкоў, каб дадаць радок вышэй або ніжэй табліц дадзеных, якія змяшчаюць лік 1, 2, 3, 4 ..., якое паказвае парадак слупкоў злева направа.

Сартаванне па радках, то становіцца простым справай сартавання слупкоў найменшага да найбольшага па радку, якая змяшчае лік.

Пасля таго , як- то робіцца, даданыя шэраг лікаў лёгка можа быць выдалены .

Сартаванне па прыкладзе Радкі

У выбарцы дадзеных , якія выкарыстоўваюцца для гэтай серыі на параметры сартавання Excel, слупок Student ID заўсёды быў першым на левай баку , а затым па імені , а затым звычайна Узрост.

У гэтым выпадку, як паказана на малюнку вышэй, калоны, былі рэарганізаваны такім чынам , што калона Праграма спачатку на левай , затым Месяц працы, імя і г.д.

Наступныя крокі былі выкарыстаныя для змянення парадку слупкоў да таго, што відаць на малюнку вышэй:

1. Устаўце пусты радок вышэй радкоў , якія змяшчаюць імёны палёў
2. У гэтай новай радку увядзіце наступныя нумары злева направа, пачынаючы з
   Калонка H: 5, 3, 4, 1, 2
3. Вылучыць дыяпазон Н2 да L13
4. Націсніце на ўкладцы Галоўная стужкі .
5. Націсніце на значок сартавання і фільтрацыі на стужцы , каб адкрыць выпадальны спіс.
6. Націсніце на заказ Сартаванне у расчыняецца спісе , каб адкрыць сартавання дыялогавае акно
7. У верхняй частцы дыялогавага вокны, пстрыкніце Параметры , каб адкрыць дыялогавае акно Параметры сартавання
8. У раздзеле Арыентацыя гэтага другога дыялогавага акна, пстрыкніце Спарадкаваць злева направа сартаваць парадак слупкоў злева направа на лісце
9. Націсніце кнопку OK, каб закрыць гэта дыялогавае акно
10. Са змяненнем арыентацыі, загаловак слупка ў дыялогавым акне змены Сартаванне каробкавай да шэрагу
11. Пад загалоўкам Яго, выбраць сартаванне па радку 2 - радок , якая змяшчае прыстасаваныя нумары
12. Сартаваць па опцыі злева ўстаноўлены значэння
13. Пад рубрыкай сартавання, выбраць для самага вялікага Найменшы з які расчыняецца спісу , каб сартаваць лікі ў радку 2 у парадку ўзрастання
14. Націсніце кнопку OK, каб закрыць дыялогавае акно і сартаваць слупкі злева направа па нумарах ў радку 2
15. Парадак слупкоў павінны пачынацца з праграмы , затым месяц працы, імя і г.д.

Выкарыстанне Параметры сартавання карыстацкіх Excel для змянення парадку слупкоў

Як ужо згадвалася вышэй, у той час як карыстацкія віды даступныя ў дыялогавым акне Сартаванне у Excel, гэтыя варыянты не лёгка выкарыстоўваць, калі гаворка ідзе, каб змяніць парадак слупкоў у табліцы.

Варыянты стварэння замовы на заказ сартавання, даступныя ў дыялогавым акне Сартаванне з'яўляюцца для сартавання дадзеных па:

• колер ячэйкі
• колер шрыфта
• значок

І, калі кожны слупок не мае ўжо былі унікальнае фарматаванне ўжываецца - напрыклад, розны шрыфт або вочак кветак, што фарматаванне павінна быць дададзена да асобных вочках ў той жа радку для кожнага слупка, каб быць замоўлены.

Напрыклад, каб выкарыстоўваць колер шрыфта, каб змяніць парадак слупкоў ў малюнку вышэй

1. Націсніце на назву поля і змяніць колер шрыфта для кожнага - такія, як чырвоны, зялёны, сіні і г.д.
2. У дыялогавым акне Сартаванне акне ўсталюеце Сартаваць па опцыі да Колер шрыфта
3. У адпаведнасці з загадам, ўручную ўсталяваць парадак палёў імёнаў кветак, каб адпавядаць патрэбны парадак слупкоў
4. Пасля сартавання скінуць колер шрыфта для кожнага імя поля