Excel не мае магчымасці кіравання дадзенымі рэляцыйных баз дадзеных праграм, такіх як SQL Server і Microsoft Access. Што ён можа зрабіць, аднак, служыць у якасці базы дадзеных простага або плоска-файла, які запаўняе патрабаванне кіравання дадзенымі ў многіх сітуацыях.
У Excel, дадзеныя арганізаваны ў выглядзе табліц з выкарыстаннем радкоў і слупкоў працоўнага ліста. Пазнейшыя версіі праграмы маюць функцыю табліцы , якая дазваляе лёгка ўводзіць, рэдагаваць і маніпуляваць дадзенымі .
Паасобныя часткі дадзеных або інфармацыі аб прадмеце - напрыклад, нумар дэталі ці адрас чалавека - захоўваецца ў асобнай вочку ліста і называецца полем.
Умовы База дадзеных: Табліца, справаздачы і поле ў Excel
База даных уяўляе сабой сукупнасць звязаных з інфармацыяй, якая захоўваецца ў адным або некалькіх кампутарных файлаў у арганізаваным парадку.
Звычайна інфармацыя або дадзеныя арганізаваны ў выглядзе табліц. База дадзеных просты або плоскіх файлаў, такіх як Excel, змяшчае ўсю інфармацыю аб адным аб'екце ў адной табліцы.
Рэляцыйныя базы дадзеных, з другога боку, складаюцца з некалькіх табліц з кожнай табліцы, якая змяшчае інфармацыю аб розных, але звязаных паміж сабой, тым.
Інфармацыя ў табліцы арганізавана такім чынам, што яна лёгка можа быць:
- абноўлены
- адсартаваны
- выпраўлены
- Адфільтраваным або пошук канкрэтнай інфармацыі
дакументацыя
У тэрміналогіі баз дадзеных, запіс змяшчае ўсю інфармацыю або дадзеныя аб адным канкрэтным аб'екце, які быў уведзены ў базу дадзеных.
У Excel, запіс , як правіла , арганізавана ў радках працоўнага ліста з кожнай ячэйкай ў радку , якая змяшчае адзін элемент інфармацыі ці значэнні.
поля
Кожны асобны элемент інфармацыі ў запісе базы дадзеных - напрыклад, нумар тэлефона або нумар вуліцы - называецца полем.
У Excel, асобныя вочкі працоўнага ліста служаць у якасці палёў, так як кожная вочка можа ўтрымліваць адну частку інфармацыі пра аб'ект.
імёны палёў
Вельмі важна, каб дадзеныя былі ўведзеныя ў арганізаваным парадку ў базу дадзеных, так што ён можа быць адсартаваны або фільтруецца, каб знайсці канкрэтную інфармацыю.
Для таго, каб гарантаваць, што дадзеныя ўводзяцца ў тым жа парадку для кожнага запісу, загалоўкі дадаюцца да кожнага слупка табліцы. Гэтыя загалоўкі слупкоў называюцца імёнамі палёў.
У Excel, верхняя радок табліцы змяшчае імёны палёў для табліцы. Гэты радок звычайна згадваецца як радкі загалоўка.
прыклад
На малюнку вышэй, уся інфармацыя, сабраная для аднаго студэнта захоўваюцца ў асобным радку або запісы ў табліцы. Кожны студэнт, незалежна ад таго, як шмат ці як мала сабрана інфармацыя не мае асобную радок у табліцы.
Кожная вочка ў радку ўяўляе сабой поле, якое змяшчае адну частку гэтай інфармацыі. Імёны палёў у загалоўку радкі гарантуюць, што дадзеныя застаецца арганізаваны, захоўваючы ўсе дадзеныя па канкрэтнай тэме, напрыклад, імя або ўзрост, у той жа калонцы для ўсіх студэнтаў.
Інструменты дадзеных Ехс
Microsoft ўключыла ў сябе шэраг інструментаў дадзеных, каб палегчыць працу з вялікімі аб'ёмамі дадзеных, якія захоўваюцца ў табліцах Excel і, каб дапамагчы захаваць яго ў добрым стане.
Выкарыстанне формы для запісаў
Адным з такіх інструментаў, што робіць яго зручным для працы з асобнымі запісамі з'яўляецца формай дадзеных. Форма можа быць выкарыстана для пошуку, рэдагавання, увядзіце або выдалення запісаў у табліцах, якія змяшчаюць да 32 палёў або Стоўбцаў.
Форма па змаўчанні ўключае ў сябе спіс імёнаў палёў у парадку іх размяшчэння ў табліцы, каб пераканацца, што запісы ўведзеныя правільна. Побач з кожным імем поля з'яўляецца тэкставае поле для ўводу або рэдагавання асобных палёў дадзеных.
Хоць можна ствараць прыстасаваныя формы, ствараючы і выкарыстоўваючы форму па змаўчанні значна прасцей , і часта гэта ўсё , што трэба.
Выдаліць дублікаты запісаў дадзеных
Агульная праблема ўсіх баз дадзеных памылкі дадзеных. Акрамя простых памылак арфаграфічных або адсутных палёў дадзеных, дублюючыя запісу дадзеных можа быць сур'ёзнай праблемай, паколькі табліца дадзеных павялічваецца ў памерах.
Іншы інструмент дадзеных Excel можна выкарыстоўваць для выдалення гэтых паўтаральных запісаў - небудзь дакладныя або частковыя дублікаты.
сартаванне дадзеных
Сартаванне сродкаў рэарганізаваць дадзеныя ў адпаведнасці з канкрэтнай уласнасці, такіх як сартаванне табліцы ў алфавітным парадку па прозвішчах або ў храналагічным парадку ад старых да маладых.
Параметры сартавання Excel ўключаюць у сябе сартаванне па адным або некалькім палях, прыстасаваныя сартавання, напрыклад, па даце і часу, а таксама сартаванне па радках , што робіць магчымым змяніць парадак палёў ў табліцы.