01 з 02
Выдаліць дублікаты запісаў дадзеных у Excel
Электронныя табліцы праграма , такія як Excel часта выкарыстоўваецца ў якасці базы дадзеных для такіх рэчаў , як таварна -материальных запасы дэталяў, запісы продажаў і спісы рассылання.
Базы дадзеных у Excel складаецца з табліц дадзеных, якія звычайна арганізаваны ў шэрагі дадзеных , якія называюцца запісамі.
У запісе, дадзеныя ў кожнай вочку або поле ў радку звязана - напрыклад, імя, адрас кампаніі і нумар тэлефона.
Агульная праблема, якая ўзнікае, як база дадзеных павялічваецца ў памерах, што дублюючых запісаў або радкоў дадзеных.
Такое дубляванне можа адбыцца, калі:
- Цэлыя запісы ўводзяцца ў базу дадзеных больш чым адзін раз у выніку двух ці больш аднолькавых запісаў
- Некалькі запісаў маюць адно або некалькі палёў - напрыклад, імя і адрас - якія змяшчаюць адны і тыя ж дадзеныя.
У любым выпадку, паўтараюцца запісу можа выклікаць цэлы шэраг праблем - такіх як рассыланне некалькі копій дакументаў і той жа асобе, калі інфармацыя выкарыстоўваецца база дадзеных у паштовай зліцця - так што гэта добрая ідэя для пошуку і выдалення дублікатаў запісаў на рэгулярнай аснова.
І ў той час як лёгка выбраць паўтараюцца запісы ў невялікі выбарцы, як у малюнку вышэй, дадзеныя табліцы лёгка могуць утрымліваць сотні, калі не тысячы запісаў, якія робяць яго вельмі цяжка вылучыць паўтараюцца запісу - асабліва часткова супадаючыя запісу.
Для таго, каб зрабіць яго больш лёгкім для выканання гэтай задачы, Excel мае ўбудаваны інструмент дадзеных называецца, не дзіўна, выдаліць дублікаты, якія могуць быць выкарыстаны для пошуку і выдалення ідэнтычныя, а таксама часткова супадальных запісаў.
Аднак тое , як інструмент выдалення дублікатаў прызначаны, ідэнтычныя і часткова супадаючыя запісы павінны разглядацца асобна.
Гэта адбываецца таму , што Remove Дубляванне дыялогавае акно адлюстроўвае імёны палёў для абранай табліцы дадзеных , і вы выбіраеце , якія поля ўключыць у пошуках супастаўлення запісаў:
- Для ідэнтычных запісаў, пошук па ўсіх палях - пакіньце галачкі побач з імёнамі ўсіх слупкоў або поля;
- Для часткова супадальных запісаў - пакіньце галачкі побач з толькі тых палёў, якія будуць узгодненымі.
Імёны палёў супраць Column Letters
Як згадвалася вышэй, інструмент выдалення дублікатаў складаецца з дыялогавага акна, дзе можна выбраць, якія адпаведныя палі для пошуку, адзначаючы патрэбныя імёны палёў або Стоўбцаў.
Інфармацыя аб тым , што дыялогавае акно - імёны палёў або літара слупкі - залежыць ад таго, ці ўтрымоўвае дадзеныя радкі загалоўкаў - або загалоўкаў - у верхняй частцы табліцы дадзеных , як паказана на малюнку вышэй.
Калі ён робіць - пераканайцеся , што параметр у правай частцы дыялогавага вокны - Мае дадзеныя маюць загалоўкі - гэта птушка і Excel адлюструе імёны ў гэтым радку ў якасці імёнаў палёў у дыялогавым акне.
Калі дадзеныя не маюць радок загалоўка, то дыялогавае акно будзе адлюстроўваць адпаведныя слупкі літар у дыялогавым акне для абранага дыяпазону дадзеных.
Сумежны дыяпазон дадзеных
Для інструмента выдалення дублікатаў , каб працаваць належным чынам, табліца дадзеных павінна быць бесперапынны дыяпазон дадзеных - гэта значыць не павінна быць ніякіх пустых радкоў, слупкоў, і, калі гэта ўвогуле магчыма, не пустыя вочкі ці не знаходзіцца ў табліцы.
Не маючы прабелы ў табліцы дадзеных з'яўляецца добрай практыкай, калі справа даходзіць да кіравання дадзенымі ў цэлым, а не толькі пры пошуку дублікатаў дадзеных. іншыя інструменты дадзеных Ехс - такія, як сартаванне і фільтраванне - лепш за ўсё працуе, калі табліца даных уяўляе сабой бесперапынны дыяпазон дадзеных.
Выдаліць дублікаты дадзеных Прыклад запісаў
На малюнку вышэй, табліца даных змяшчае дзве ідэнтычных запісаў для А. Томпсана і дзве часткова супадальных запісаў для Р. Холта - дзе ўсе палі адпавядаюць акрамя ліку студэнтаў.
Крокі , пералічаныя ніжэй , падрабязна , як выкарыстоўваць інструмент выдалення дублікатаў дадзеных для:
- Выдаліце другі з двух аднолькавых запісаў для А. Томпсана.
- Выдаліце другое часткова адпаведны паказчык для Р. Холта.
Адкрыццё дыялогавага акна Выдаліць Дублікаты
- Націсніце на любую вочка, якая змяшчае дадзеныя ў базе дадзеных выбаркі.
- Перайдзіце на ўкладку Дадзеныя на стужцы.
- Націсніце на значок выдаліць дублікаты , каб вылучыць усе дадзеныя ў табліцы дадзеных і адкрыць дыялогавае акно Выдаліць дублікаты.
- Выдаліць Дублікаты дыялогавае акно адлюстроўвае ўсе загалоўкі слупкоў або імёны палёў з нашай выбаркі дадзеных
- Сцяжкі побач з назвамі палёў паказаць, якія слупкі Excel паспрабуе супаставіць ў пошуку паўтаральных запісаў
- Па змаўчанні, калі адкрываецца дыялогавае акно усе імёны палёў будуць правераныя з
Пошук Аднолькавыя запісаў
- Паколькі мы шукаем цалкам ідэнтычныя запісу ў гэтым прыкладзе мы пакінем усё загалоўкі слупкоў правераны
- Націсніце кнопку ОК
На дадзены момант наступныя вынікі варта разглядаць:
- Дыялогавае акно варта зачыніць і замяніць паведамленне аб тым: 1 паўтаральных значэнняў , знойдзеных і выдалены; Застаюцца 7 унікальных значэнняў.
- Радок, якая змяшчае дублікат A. Thompson запіс будзе выдаленая з базы дадзеных
- Нягледзячы на тое, ёсць дзве часткова супадаючыя запісаў для Р. Холта, таму што не ўсе поля адпавядаюць - студэнт нумар для двух запісаў адрозніваюцца - Excel лічыць, што гэта ўнікальная запіс дадзеных
02 з 02
Знайсці і выдаліць часткова супадаючыя запісы з Выдаліць дублікаты
Праверка адно поле Час
Паколькі Excel выдаляе толькі запісы дадзеных, якія дакладна адпавядаюць для выбраных палёў дадзеных, лепшы спосаб знайсці ўсе часткова адпаведныя запісы дадзеных, каб выдаліць галачку толькі для аднаго поля ў той час, як гэта робіцца ў прыведзеных ніжэй крокаў.
Наступныя пошукі запісаў, якія адпавядаюць ва ўсіх абласцях для імя, узросту, ці праграма выдаліць усе магчымыя камбінацыі для часткова супадальных запісаў, за выключэннем.
Пошук часткова супадаючыя запісу
- Націсніце на любую вочка, якая змяшчае дадзеныя ў табліцы дадзеных, калі гэта неабходна
- Перайдзіце на ўкладку Дадзеныя на стужцы .
- Націсніце на значок выдаліць дублікаты , каб вылучыць усе дадзеныя ў табліцы дадзеных і адкрыць дыялогавае акно Выдаліць дублікаты.
- Усе імёны палёў або загалоўкі слупкоў для табліцы дадзеных выбіраюцца.
- Для таго, каб знайсці і выдаліць запісы, якія не маюць матч у кожным полі, зніміце сцяжок з, акрамя гэтых імёнаў палёў, якія Excel з'яўляецца ігнараваць.
- Для гэтага прыкладу націсніце на сцяжок побач з загалоўкам слупка Student ID , каб зняць сцяжок.
- Excel цяпер будзе шукаць і выдаляць запісы , якія маюць адпаведныя дадзеныя ў Прозвішча, Пачатковым і поле праграмы.
- Націсніце кнопку ОК
- Дыялогавае акно варта зачыніць і замяніць паведамленне аб тым: 1 паўтаральных значэнняў , знойдзеных і выдалены; Застаюцца 6 унікальных значэнняў.
- Радок , якая змяшчае другую запіс для Р. Холта са Студэнцкім ідэнтыфікатарам ST348-252 будзе выдаленая з базы дадзеных.
- Націсніце кнопку OK, каб зачыніць акно паведамлення
На дадзены момант, табліца дадзеных прыкладу павінна быць вольная ад усіх дубляваных дадзеных.