Dos і Dont ў ўводзе дадзеных у Excel

01 з 08

Excel Агляд Увод дадзеных

Гэты падручнік ахоплівае некаторыя асноўныя плюсы і мінусы ўваходжання дадзеных у электронныя табліцы , такія як Excel, электронныя табліцы Google і Open Office Calc.

Увод дадзеных правільна ў першы раз , можна пазбегнуць праблем у далейшым і зрабіць яго прасцей выкарыстоўваць цэлы шэраг інструментаў і функцыі Excel, такія , як формулы і графік.

І забароны з'яўляюцца:

1. плануеце табліцу
2. Ня пакідайце пустыя радкі або слупкі пры ўводзе звязаных дадзеных
3. Як захаваць часта і захаваць у двух месцах
4. Не выкарыстоўвайце лічбы ў якасці загалоўкаў слупкоў і не ўключае ў сябе адзінку з дадзенымі
5. Як выкарыстоўваць спасылкі на ячэйкі і дыяпазоны вочак у формулах
6. Ня пакідайце вочка, якая змяшчае формулу Unlocked
7. Як сартаваць дадзеныя

Як планаваць свой Spreadsheet

Калі справа даходзіць да ўводу дадзеных у Excel, гэта добрая ідэя, каб зрабіць трохі планавання, перш чым пачаць друкаваць.

Ведаючы, што табліца будзе выкарыстоўвацца для, дадзеныя ён будзе ўтрымліваць, і што будзе зроблена з гэтымі дадзенымі маглі б істотна паўплываць на канчатковы макет ліста.

Планаванне перад уводам можа зэканоміць час у будучыні, калі трэба рэарганізаваць, каб зрабіць яго больш эфектыўным і лягчэй працаваць з электроннымі табліцамі.

Пытанні для разгляду

• Якая мэта табліцы?
• Колькі дадзеных будзе трымаць табліцу?
• Патрэбныя карты?
• Ці будзе табліца друкуецца?

Якая мэта ў электроннай табліцы?

• Мэта табліцы дапаможа вызначыць месцазнаходжанне дадзеных, як найбольш важная інфармацыя павінна быць бачнай і лёгка даступнай.
• Якія разлікі неабходныя? Разлікі ўплываюць на тое , што формулы і функцыі неабходныя і дзе яны будуць размешчаны.

Колькі дадзеных Ці будзе Spreadsheet Утрыманне?

Аб'ём дадзеных, табліца першапачаткова будзе мець і колькі будзе дададзены пазней будзе ўплываць на колькасць рабочых лістоў, якія выкарыстоўваюцца.

• Не распаўсюджваць вашыя дадзеныя занадта шмат, так як гэта можа зрабіць канкрэтную інфармацыю цяжка знайсці, і разлікі, якія ахопліваюць некалькі лістоў або кніг можа пачаць ўплываць на прадукцыйнасць у Excel.
• Для вялікіх працоўных лістоў , часам карысна для адлюстравання важных вынікаў слупкоў вышэй загалоўкаў слупкоў, а не прымушаць карыстальнікаў , каб перайсці да ніжняй часткі ліста , каб убачыць інфармацыю.

Патрэбныя дыяграмы?

Калі ўсе або частка дадзеных, якія адлюстроўваюцца ў дыяграме або дыяграмах, гэта можа паўплываць на размяшчэнне інфармацыі,

• У залежнасці ад тыпу дыяграмы, дадзеныя, магчыма, павінны быць згрупаваны па-рознаму - напрыклад, як выкарыстоўваючы зводную вобласць для кругавых дыяграм.
• Для вялікіх табліц, графікі могуць быць перамешчаныя на асобныя старонкі, каб палегчыць цеснаты

Ці будзе табліца быць раздрукаваныя?

Як уладкованы дадзеныя могуць быць закрануты, калі усе ці некаторыя дадзеныя будуць надрукаваныя, у залежнасці ад таго, абраны партрэт або пейзаж размяшчэнне і колькасць лістоў, неабходных.

• Калі від партрэта на звычайнай паперы памеру лісты (8 1/2 X 11), варта выкарыстоўваць, разгледзець пытанне аб размяшчэнні большай частцы дадзеных у радках пад некалькі слупкоў, так што ўсе загалоўкі бачныя на адным аркушы.
• Калі патрабуецца некалькі лістоў, разгледзіць друк загалоўкаў слупкоў у верхняй частцы кожнай старонкі , каб зрабіць чытанне дадзеных прасцей.
• Калі шмат слупкоў дадзеных павінны быць надрукаваныя, пейзаж макет можа захаваць усе загалоўкі на адной старонцы. Зноў жа, калі патрабуецца некалькі лістоў, друк загалоўкаў слупкоў у верхняй частцы кожнай старонкі.
• Калі графікі павінны быць надрукаваныя, перамяшчаючы іх на асобны ліст можа спрасціць задачу.

02 з 08

Ня пакідайце пустыя радкі або слупкі ў звязаных з імі дадзеныя

Пакінуўшы пустыя радкі або слупкі ў табліцах дадзеных або звязаных з дыяпазонамі дадзеных могуць зрабіць гэта вельмі цяжка правільна выкарыстоўваць шэраг функцый Excel, такія як дыяграмы, зводныя табліцы і некаторыя функцыі.

Нават пустыя вочкі ў радкі або слупкі, які змяшчае дадзеныя могуць выклікаць праблемы, як паказана на малюнку вышэй.

Адсутнасць пустых прастор будзе таксама зрабіць яго больш лёгкім для Excel , каб выявіць і выбраць усе звязаныя з ім дадзеныя ў дыяпазоне , калі такія функцыі, як сартаванне , фільтраванне, або Автосуммировании выкарыстоўваюцца.

Замест таго, каб пакінуць пустыя радкі або слупкі, выкарыстоўвайце мяжы або загалоўкі фармату і этыкетку з дапамогай тлустага шрыфта або падкрэсліванне таго, каб разбіць дадзеныя і зрабіць яго больш зручным для чытання.

Калі ласка, увядзіце вашыя дадзеныя па слупках, калі гэта магчыма.

• Пры пракладцы табліцы, змесціце апісальны загаловак у верхняй частцы першай калонкі табліцы з прыведзеных ніжэй дадзенымі.
• Калі ёсць больш чым адзін шэраг дадзеных, спіс іх адзін за іншым у калонках (злева направа) з загалоўкам для кожнай серыі дадзеных у верхняй частцы.

Трымаеце незвязаныя дадзеныя Асобныя

У выпадку захавання адпаведных дадзеных разам мае важнае значэнне, у той жа час, гэта можа быць карысна мець незвязаныя дыяпазоны з дадзеных асобна.

Пакінуўшы пустыя слупкі або радок паміж рознымі дыяпазонамі дадзеных або іншымі дадзенымі на лісце будзе зноў зрабіць яго прасцей для Excel, каб правільна вызначыць і выбраць звязаныя дыяпазоны або табліцы дадзеных.

03 з 08

Як захаваць часта

Важнасць захавання працы часта не можа быць перабольшаная - ці паказана занадта часта.

Вядома, калі вы карыстаецеся вэб - На табліцы - напрыклад, электронныя табліцы Google або Excel Online - то эканомія не з'яўляецца праблемай, так як ні адна праграма мае опцыю захаваць, але, замест гэтага, працаваць з запісаны аўтаматычна функцыю.

Для кампутарных праграм, хоць, пасля двух або трох змен - няхай гэта будзе даданне дадзеных, што робіць змена фарматавання, або змяненняў складнікаў формулу - захаваць табліцу.

Калі гэта здаецца занадта шмат, за выключэннем, па меншай меры кожныя два ці тры хвіліны.

Нягледзячы на ​​тое, стабільнасць кампутараў і камп'ютэрнага праграмнага забеспячэння мае значна палепшылася за апошнія некалькі гадоў, праграма па-ранейшаму выходзіць з ладу, збоі харчавання ўсё яшчэ здараюцца, і іншыя людзі часам спрацоўваць над шнуром харчавання і выцягнуць яго з разеткі.

І калі гэта адбываецца, страта любога колькасці дадзеных - вялікіх ці маленькіх - толькі павялічвае нагрузку, як вы спрабуеце аднавіць тое, што вы ўжо зрабілі.

Excel мае аўтаматычнае захаванне функцыі, якія , як правіла , працуе вельмі добра, але не варта спадзявацца на. Абвыкніце забеспячэння ўласных дадзеных з частымі сейвы.

Ярлык для энергазберажэння

Эканомія не павінна быць цяжкай задачай перамяшчэння мышы на стужцы і націснуць на абразкі, атрымаць у звычку эканоміць з дапамогай спалучэння клавіш камбінацыю:

Ctrl + S

Як Захаваць у двух месцах

Іншы аспект эканоміі, які не можа быць перабольшаная, з'яўляецца важнасць захавання дадзеных у двух розных месцах.

Другое месца, вядома, рэзервовае капіяванне, і гэта было сказана шмат разоў, «Рэзервовыя копіі, як страхаванне: ёсць адзін, і вы, верагодна, не будзеце мець патрэбу ў гэтым, не адзін, і вы, верагодна, будзеце».

Лепшае рэзервовае капіраванне адзін, які знаходзіцца ў іншым фізічным месцы ад арыгінала. У рэшце рэшт, які сэнс мець дзве копіі файла, калі яны

• знаходзяцца на тым жа цвёрдым дыску, які не?
• на тым жа кампутары, што выкрадуць?
• у тым жа будынку, што гарыць на зямлю?

Вэб-інтэрфейс Рэзервовыя

Зноў жа, стварэнне рэзервовай копіі не павінны быць цяжкімі або працаёмкай задачай.

Калі бяспеку не з'яўляецца праблемай - працоўны ліст ўяўляе сабой спіс з вашых DVD, - па электроннай пошце сабе копію з дапамогай вэб-пошты, так што копія застаецца на сэрвэры, верагодна, дастаткова.

Калі бяспека з'яўляецца праблемай, вэб-сховішча яшчэ варыянт - хоць і з кампаніяй, якая спецыялізуецца на такога роду рэчы, і спаганяе плату за гэта.

У выпадку інтэрнэт-табліцы, па-відаць, уладальнікі гэтай праграмы рэзервовага капіявання іх серверы - і гэта ўключае ў сябе ўсе карыстацкія дадзеныя. Але, каб быць бяспечным, загрузіць копію файла на свой кампутар.

04 з 08

Не выкарыстоўвайце лічбы ў якасці загалоўкаў слупкоў і не ўключае ў сябе адзінку з дадзенымі

Ці выкарыстоўваюць загалоўкі ў верхняй часткі калоны і ў пачатку радка, каб ідэнтыфікаваць дадзеныя, як яны робяць такія аперацыі, як сартаванне значна прасцей, але не выкарыстоўваць нумары, такія як - 2012, 2013, і гэтак далей - зрабіць гэта.

Як паказана на малюнку вышэй, загалоўкі слупкоў і радкоў, якія проста лічбы ненаўмысна могуць быць уключаны ў разліках. Калі вашы формулы ўтрымліваюць функцыі , такія як:

• AutoSum ,
• AutoMax ,
• AutoAverage .

што аўтаматычна выбраць дыяпазон дадзеных для функцыі ў аргуменце .

Як правіла, такія функцыі, спачатку шукаць для слупкоў лікаў вышэй, дзе яны размешчаны, і затым налева для шэрагу лікаў, і любыя загалоўкі, якія толькі лічбы будуць уключаны ў абраным дыяпазоне.

Колькасці , якія выкарыстоўваюцца ў якасці загалоўкаў радкоў таксама могуць быць памылкова , як іншая серыя дадзеных , калі выбраны ў якасці часткі дыяпазону для дыяграмы , а не ў якасці восяў метак.

Нумары фармату ў рубрыцы вочак у выглядзе тэксту ці ствараць тэкставыя пазнакі, папярэднічаючы кожны нумар апострафа ( «) - такія , як" 2012 і «2013. Апостраф не адлюстроўваецца ў вочку, але ён змяняе лік ў тэкст дадзеных.

Трымаеце адзінкі ў загалоўках

Ці не: ўвесці валюту, тэмпературу, адлегласць або іншыя адзінка ў кожнае вочка з дадзенымі лічбамі.

Калі так, то ёсць добры шанец, што Excel або табліцы Google будзе праглядаць усе вашыя дадзеныя ў выглядзе тэксту.

Замест гэтага змесціце адзінкі ў загалоўках ў верхняй часткі калоны, якая, як гэта адбываецца, будзе гарантаваць, што гэтыя загалоўкі па меншай меры, з'яўляюцца тэкстам і не будуць ствараць праблемы, апісаныя вышэй.

Тэкст злева, лічбы справа

Хуткі спосаб сказаць, калі ў вас ёсць альбо тэкст або нумар дадзеных, каб праверыць выраўноўванне дадзеных у вочку. Па змаўчанні тэкставыя дадзеныя выраўноўваюцца па левым краі ў Excel і электронныя табліцы Google і колькасць дадзеных выраўнаваны направа ў вочку.

Хоць выраўноўванне па змаўчанні гэта можа быць лёгка зменена, фармат не звычайна не ўжываецца да таго часу, пасля таго, як усе дадзеныя і формулы былі ўведзеныя, таму выраўноўванне па змаўчанні можа даць вам падказку на ранняй стадыі, што нешта не да ладу ў лісце.

Працэнт і Сімвалы валют

Лепшая практыка для ўводу ўсіх дадзеных у электронную табліцу, каб ўвесці толькі звычайны нумар, а затым адфарматаваць вочка, каб правільна адлюстроўваць нумар - і гэта ўключае ў сябе працэнты і сумы ў валюце.

Excel і табліца Google, аднак, прымаць працэнты сімвалаў, якiя ўводзяцца ў клетку разам з нумарам і абодва таксама распазнаюць агульныя валютныя сімвалы, такія як знак даляра ($) або брытанскі сімвал фунта (£), калі яны набраныя ў клетка разам з нумарам дадзенымі, але і іншымі сімваламі валют, такія як паўднёваафрыканскі ранд (R), хутчэй за ўсё, будзе інтэрпрэтавацца як тэкст.

Для таго, каб пазбегнуць магчымых праблем, прытрымлівацца згаданай вышэй найлепшай практыкі і ўвесці суму , а затым фармат ячэйкі на валюту , а не ўводзіць у сімвал валюты.

05 з 08

Як выкарыстоўваць спасылкі на ячэйкі і дыяпазоны вочак у формулах

Абедзве спасылкі на ячэйкі і найменныя дыяпазоны могуць быць і павінны быць выкарыстаны ў формулах, каб зрабіць гэта хутчэй і лягчэй трымаць формулы і пашырэннем, усяго ліста, свабоднай ад памылак і да цяперашняга часу.

• Спасылкі на ячэйкі ўяўляюць сабой спалучэнне літары слупка і нумар радка ў вочку - такія , як A1, B23, і W987 - і выкарыстоўваюцца для вызначэння месцазнаходжання дадзеных на лісце.
• Найменны дыяпазон або пэўны імя падобны на спасылкі на вочка ў тым , што ён выкарыстоўваецца для ідэнтыфікацыі ячэйкі або дыяпазону вочак на лісце.

Рэферыраванне дадзеных у формулах

Формулы выкарыстоўваюцца ў Excel для выканання разлікаў - напрыклад, складання або аднімання.

Калі фактычныя лічбы ўключаны ў формулах - такія, як:

= 5 + 3

Кожны раз, калі дадзеныя Изменения- кажуць, 7 і 6, формула павінна быць адрэдагавана і лічбы змяніліся такім чынам, формула будзе выглядаць так:

= 7 + 6

Калі, замест гэтага, дадзеныя ўводзяцца ў вочкі працоўнага ліста, спасылкі на ячэйкі - або назвы дыяпазону - можна выкарыстоўваць у формуле, а не колькасці.

Калі нумар 5 ўводзіцца ў вочка A 1 і 3 у вочку A2, формула набывае наступны выгляд:

= А1 + А2

Каб абнавіць дадзеныя, змяніць змесціва вочак А1 і А2, але формула застаецца тым жа - Excel аўтаматычна абнаўляе вынікі формул.

Эканомія часу і высілкаў ўзрастае, калі працоўны ліст змяшчае больш складаныя формулы, і калі некалькі формул спасылкі на адны і тыя ж дадзеныя, так як дадзеныя павінны быць зменены толькі ў адным месцы, і ўсё формулы, якія спасылаюцца на гэта будзе абнаўляцца.

Выкарыстанне спасылак на вочкі або дыяпазоны вочак таксама робіць ваш працоўны ліст бяспечней, так як яна дазваляе абараніць формулы ад выпадковых змяненняў, пакідаючы вочкі дадзеных, якія змяняюць даступным.

Паказваючы на ​​дадзеных

Яшчэ адна асаблівасць Excel і табліцы Google у тым , што яны дазваляюць ўводзіць спасылкі на ячэйкі або імёны дыяпазонаў ў формулах з выкарыстаннем паказваючы - якая ўключае ў сябе , націснуўшы на вочка , каб увесці спасылку ў формулу.

Навядзенне памяншае верагоднасць памылак, выкліканых набраўшы ў якасці спасылкі няправільнай ячэйкі або няправільнае напісанне імя дыяпазону.

Выкарыстанне найменных дыяпазонаў для выбару дадзеных

Прадастаўленне плошчы адпаведных дадзеных імя можа зрабіць гэта нашмат прасцей, каб выбраць дадзеныя пры правядзенні відаў або фільтрацыі аперацый.

Калі памер змяняецца вобласці дадзеных, дыяпазон імя можа быць лёгка адрэдагаваны з дапамогай Дыспетчар імёнаў .

06 з 08

Ня пакідайце вочкі, якія змяшчаюць формулы неабароненага

Пасля марнаваць так шмат часу, атрымліваючы іх формулы правільна і выкарыстоўваць правільныя спасылкі на ячэйкі, многія людзі робяць памылку, пакінуўшы гэтыя формулы уразлівых для выпадковых або наўмысных зменаў.

Размяшчаючы дадзеныя ў вочках працоўнага ліста, а затым спасылкі на гэтыя дадзеныя ў формулах, дазваляе клеткі, якія змяшчаюць формулы, якія будуць заблакаваныя і, пры неабходнасці, абаронены пароль, каб захаваць іх у бяспекі.

У той жа час, клеткі, якія змяшчаюць дадзеныя могуць быць пакінутыя адмыкнутая, так што змены могуць быць лёгка уведзены для таго, каб захаваць табліцу ў актуальным стане.

Абарона працоўнага ліста або навучальны дапаможнік уяўляе сабой двухступеньчатая працэс:

1. Пераканайцеся , што правільныя ячэйкі заблакаваныя
2. Прымяніць опцыю Абараніць ліст - і, пры жаданні, дадаць пароль

07 08

Як сартаваць дадзеныя

Як сартаваць дадзеныя пасля завяршэння ўводу яго.

Праца з невялікімі колькасцямі неўпарадкаваных дадзеных у Excel або табліцы Google гэта звычайна не праблема, але як колькасць дадзеных ўзрастае гэтак жа цяжкасці ў працы з ёй эфектыўна.

Сартаванне дадзеных прасцей для разумення і аналізу , а некаторыя функцыі і інструменты, такія як ВПР і субтотальных патрабуюць сартавання дадзеных для таго , каб вярнуць правільныя вынікі.

Акрамя таго , сартаванне дадзеных па - рознаму можа зрабіць яго лягчэй выявіць тэндэнцыі, якія не відавочныя на першы погляд .

Выбар сартуецца дадзеных

Перад тым як дадзеныя могуць быць адсартаваныя, Excel неабходна ведаць дакладны дыяпазон, які павінен быць адсартаваны, і, як правіла, Excel вельмі добра пры выбары накіравання адпаведных дадзеных - да таго часу, калі ён быў уведзены,

1. няма пустых радкоў або Стоўбцаў былі пакінутыя ў межах вобласці звязаных даных;
2. і пустыя радкі і слупкі былі пакінутыя паміж абласцямі адпаведных дадзеных.

Excel будзе нават вызначыць, досыць сапраўды, калі вобласць дадзеных мае імёны палёў і выключыць гэты радок з запісаў у парадку.

Тым не менш, дазваляючы Excel, каб выбраць дыяпазон, які будзе адсартаваны можа быць рызыкоўна - асабліва з вялікімі аб'ёмамі дадзеных, якія цяжка праверыць.

Выкарыстанне імёнаў для выбару дадзеных

Для таго, каб пераканацца, што абраны правільны дадзеныя, вылучыць дыяпазон перад пачаткам сартавання.

Калі ж дыяпазон павінен быць адсартаваны неаднаразова, лепшы падыход, каб надаць яму aName.

Калі імя вызначана для дыяпазону для сартавання, увядзіце назву ў поле Name Box або абярыце яго з адпаведнага выпадальнага спісу і Excel аўтаматычна выбраць правільны дыяпазон дадзеных у табліцы.

Схаваная радкі і слупкі і сартавання

Схаваная радкі і слупкі дадзеных не перамяшчаюцца падчас сартавання, таму яны павінны быць непрыхаваным да роду адбываецца.

Напрыклад, калі радок 7 схаваная, і яна з'яўляецца часткай цэлага шэрагу дадзеных, адсартаваных, ён будзе заставацца ў радку 7, а не быць перамешчаны ў правільнае месца ў выніку сартавання.

Тое ж самае тычыцца і слупкоў дадзеных. Сартаванне радкоў ўключае ў сябе змянення парадку слупкоў дадзеных, але калі калонка B схаваная да роду, ён будзе заставацца ў калонцы B , а не быць замоўлены з іншымі слупкамі ў адсартаваным дыяпазоне.

08 з 08

Усе нумары павінны быць крамы, як Numbers

Праблема: Пераканайцеся, што ўсе нумары захоўваюцца ў выглядзе лікаў. Калі вынікі не тое, што вы чакалі гэта, слупок можа ўтрымліваць колькасці, якія захоўваюцца ў выглядзе тэксту, а не як лікі. Напрыклад, адмоўныя лікі, імпартаваныя з некаторых сістэм ўліку або ўведзенага нумары з вядучым '(апостраф) захоўваюцца ў выглядзе тэксту.

Калі вы хутка сартаваць дадзеныя з дапамогай кнопкі АЗ або ZA, то можа пайсці наперакасяк. Калі ёсць пусты радок ці пустыя слупкі ў межах дадзеных, частка дадзеных можа быць адсартаваны, у той час як іншыя дадзеныя ігнаруюцца. Уявіце сабе беспарадак, вы будзеце мець, калі імёны і нумар тэлефона больш не супадаюць, або калі заказы ідуць да няправільным кліентам!

Самы просты спосаб пераканацца, што правільны дыяпазон дадзеных абраны да сартавання, каб даць яму імя.

Другое здагадка ўплывае на якія менавіта віды Excel. Калі ў вас ёсць адна ячэйка, абраны, Excel пашырае выбар для выбару дыяпазону (гэтак жа, як націск Ctrl + Shift + 8), абмежаваная адной або некалькімі пустымі слупкамі і радкамі. Затым ён аналізуе першы радок у абраным дыяпазоне, каб вызначыць, калі ён утрымоўвае інфармацыю загалоўка ці не.

Тут сартаванне з дапамогай інструментаў панэлі інструментаў можа стаць складаным, вашым загалоўкам (калі ў вас ёсць) павінен адпавядаць некаторым даволі строгіх правілах для таго, каб Excel, каб распазнаць яго як загаловак. Напрыклад, калі ёсць якія-небудзь пустыя вочкі ў радку загалоўка, Excel можа думаць, што гэта не загаловак. Сапраўды гэтак жа, калі радок загалоўка мае фармат такі ж, як астатнія радкі ў дыяпазоне дадзеных, то ён можа не распазнаць яго. А таксама, калі табліца дадзеных цалкам складаецца з тэксту і ваша радок загалоўка не ўтрымлівае нічога, акрамя тэксту, Excel будзе, практычна ўвесь час, не ў стане прызнаць радок загалоўка. (Радок выглядае сапраўды гэтак жа, як іншая радок дадзеных у Excel.)

Толькі пасля выбару дыяпазону і вызначэння, калі ёсць радок загалоўка будзе Excel зрабіць фактычную сартаванне. Як прыемна вас з вынікамі залежыць ад таго, ці атрымаў Excel як выбар дыяпазону і права вызначэння радкі загалоўка. Напрыклад, калі Excel не думае, што ў вас ёсць радок загалоўка, і вы робіце, то ваш загаловак сартуюцца ў цела даных; гэта, як правіла, дрэнна.

Для таго, каб пераканацца, што ваш дыяпазон дадзеных правільна распазнаны, выкарыстоўвайце Ctrl + Shift + 8 клавіш, каб убачыць, што выбірае Excel; гэта тое, што будзе адсартаваны. Калі ён не адпавядае вашым чаканням, то вам неабходна альбо змяніць характар ​​дадзеных у табліцы, або вам неабходна выбраць дыяпазон дадзеных, перш чым выкарыстоўваць дыялогавае акно Сартаванне.

Для таго, каб пераканацца, што ваш загаловак правільна распазнаны, выкарыстоўвайце Ctrl + Shift + 8 клавіш, каб выбраць дыяпазон дадзеных, а затым паглядзець на першым радку. Калі ваш загаловак мае пустыя вочкі сярод тых, хто абраны ў першым радку або першай радку фарматуецца гэтак жа, як у другім шэрагу, ці вы абралі больш аднаго радка загалоўка, то Excel мяркуе, у вас няма радка загалоўка наогул. Каб выправіць гэта, унесці змены ў вашай радку загалоўка, каб пераканацца, што ён распазнаецца належным чынам Excel.

Нарэшце, усе стаўкі могуць быць выключаны, калі ваша табліца дадзеных выкарыстаюць загалоўкі шматрадных. Excel мае цяжкі час, якія прызнаюць іх. Вы пагаршаюць праблему, калі вы чакаеце, што ўключаць пустыя радкі ў гэтым загалоўку; ён проста не можа зрабіць гэта аўтаматычна. Вы можаце, аднак, проста выбраць усе радкі, якія вы хочаце адсартаваць, перш чым рабіць выгляд. Іншымі словамі, менавіта ў тым, што вы хочаце Excel для сартавання; не дазваляюць Excel зрабіць здагадкі для вас.
Даты і час захоўваюцца ў выглядзе тэкставых

Калі вынікі сартавання па даце, не так, як чакалася, дадзеныя ў калонцы, якая змяшчае ключ сартавання можа ўтрымліваць дату або час захоўваюцца ў выглядзе тэкставых дадзеных, а не як лікі (даты і часу проста адфарматаваны нумар дадзеныя).

На малюнку вышэй, запіс для А. Петэрсан апынуўся ў ніжняй частцы спісу, калі на аснове даты запазычанні - 5 лістапада 2014 -, запіс павінна быць размешчана над запісам для А. Уілсан, які таксама мае дату запазычанні 5 лістапада.

Прычына нечаканых вынікаў з'яўляецца тое, што дата запазычанні для А. Петэрсана была захавана як тэкст, а не як лік
Змешаныя дадзеныя і хуткая Сартаванне.

Пры выкарыстанні хуткага спосабу сартавання запісаў, якія змяшчаюць тэкст і лікавыя дадзеныя змешваюцца разам, Excel сартуе колькасць і тэкставых дадзеных асобна - размяшчэнне запісаў з тэкставымі дадзенымі ў ніжняй частцы Адсартавана спісу.

Excel можа таксама ўключаць у сябе загалоўкі слупкоў у выніках сартавання - іх інтэрпрэтацыі, як толькі іншы радок тэкставых дадзеных, а не ў якасці імёнаў палёў для табліцы дадзеных.
Сартаваць папярэджанне - Дыялогавае акно Сартаванне

Як паказана на малюнку вышэй, калі дыялогавае акно Сартаванне выкарыстоўваюцца нават для гатункаў на адным слупку, Excel адлюстроўвае папераджальнае паведамленне аб тым, што ён сустракаецца дадзеныя, якія захоўваюцца ў выглядзе тэксту і дае вам выбар:

Сартаванне ўсе, што выглядае як нумар як нумар
Сартаваць нумары і нумары захоўваюцца ў выглядзе тэксту асобна

Калі вы выбіраеце першы варыянт, Excel паспрабуе змясціць тэкставыя дадзеныя ў правільным месцы вынікаў сартавання.

Выберыце другі варыянт і Excel змесціць запіс, якая змяшчае тэкставыя дадзеныя ў ніжняй частцы вынікаў сартавання - гэтак жа, як гэта робіць з хуткімі гатункамі.