Трохі арганізацыя праходзіць доўгі шлях, калі вы шукаеце файлы
Калі вы праводзіце больш часу на пошук файлаў Microsoft Word, чым вы працаваць на іх, то настаў час, каб скарыстацца некаторымі з арганізацыйных функцый Word, і ваш кампутар прапанову.
Захаваць усе файлы Word з эскізамі
Захаванне ўсіх файлаў Word , з дапамогай папярэдняга прагляду малюнка або эскіза робіць іх лягчэй ідэнтыфікаваць , не адчыняючы іх. Вы можаце захаваць ўсе дакументы Word, з папярэднім праглядам або эскізам выявай, выканаўшы ўсяго некалькі крокаў:
- Адкрыйце Microsoft Word.
- Націсніце Файл ў радку меню.
- Выберыце Уласцівасці ў ніжняй частцы расчыняецца меню.
- Перайдзіце на ўкладку Зводка.
- Пастаўце галачку побач з Захаваць малюнак папярэдняга прагляду з гэтым дакументам або Захаваць Эскізы для ўсіх дакументаў Word ( у залежнасці ад версіі Word).
- Націсніце кнопку ОК.
Абнаўленне Слова Уласцівасці дакумента
Калі вы працаваць з вялікай колькасцю дакументаў Word , якія маюць падобныя назвы і месцазнаходжанне, вы вызначана хочаце , каб скарыстацца дакументам Word працаваць мае ўласцівасць . Вярнуцца ў меню Файл> Уласцівасці> Рэзюмэ і ўключаюць у сябе каментары, ключавыя словы, катэгорыя, назва або інфармацыі аб суб'екце-небудзь , што дапаможа вам адрозніваць файлы. Калі прыходзіць час, каб зрабіць пошук, Word можа знайсці менавіта тое, што вам трэба.
Зрабіць тэчкі на вашым кампутары і выкарыстоўваць іх
Ўсталяваць адну тэчку для ўсіх вашых дакументаў Word, ісці наперад і імя гэта што-то вы не забудзецеся, як «MyWordDocs.» Запаўняем яго тэчкі з імёнамі , якія маюць сэнс для вас і выкарыстоўваць іх. Калі вы адказныя за вытворчасць штотыднёвых нататак груп, напрыклад, зрабіць тэчку для гэтых нататак, а таксама дадатковыя папкі ўнутры яго на працягу некалькіх месяцаў ці гадоў.
Калі ў вас ёсць гадоў дакументаў Word, якія былі раскіданыя на вашым кампутары, і не маюць часу, каб адкрыць іх і вырашыць, ці з'яўляюцца яны захавальнікі ці не, проста зрабіць тэчку для кожнага года гэтыя старыя дакументы знаходзяцца ад і выдаліць усе дакументы ў 2010 адна тэчка, 2011 у іншы і гэтак далей да таго часу, пакуль ёсць час, каб перагледзець іх.
Выкарыстоўвайце Стабільную Naming System File
Стварэнне сістэмы наймення, мабыць, самае важнае, што вы можаце зрабіць, каб дапамагчы, калі прыходзіць час, каб знайсці файлы, якія вы хочаце. Там няма адзін правільнага спосабу назваць файлы, але выбар сістэмы прысваення імёнаў і выкарыстоўваць яго паслядоўна варта высілкаў. Прапановы з'яўляюцца:
- Уключыце тып дакумента, так што вы можаце адразу сказаць, што любое імя файла, які змяшчае «Кантракт», «ліз» або «Бюлетэнь» не з'яўляецца ліст, які вы шукаеце.
- Пачынаюць імя з імем кліента (або прозвішча атрымальніка, калі дакументы з'яўляюцца літарамі).
- Пакажыце дату ў імя файла.
Не спяшайцеся
Калі ваш кампутар ужо перапоўнены з файламі, не спрабуйце вырашыць свае арганізацыйныя праблемы, усё адразу. Разбіце працу на кіраваныя часткі і выдаткаваць 15 хвілін у дзень, працуючы на ім. Як вы акругліць паразітных файлы Word, на кампутары, змесціце іх у адну з папак, якія вы зрабілі, стварыце новую тэчку або выдаліць іх, калі вам больш не патрэбныя. Калі вы не можаце зрабіць свой розум, змесціце іх у тэчку пад назвай HoldUntilDate і выбраць дату досыць далёка, што ў будучыні, калі вы яшчэ не адкрылі тэчку, то вы будзеце адчуваць сябе камфортна выдаліць яго. Незалежна ад тыпу тэчак вы робіце, змясціць іх усё ў вашай адной вялікай тэчцы Word, так што вы будзеце ведаць, дзе шукаць.