Большасць кампаній знаёмыя з тым, што можа быць зроблена ў Microsoft Word і Excel, але разуменне таго, што Microsoft Access можа зрабіць гэта крыху больш складана зразумець. Ідэя стварэння баз дадзеных і спрабуе захаваць іх, здаецца непатрэбным выкарыстанне рэсурсаў. Тым не менш, для малога бізнэсу, гэтая праграма можа забяспечыць некалькі розныя пераваг, асабліва калі гаворка ідзе аб кіраванні ростам і арганізацыяй.
Microsoft Access забяспечвае значна больш надзейны спосаб для невялікіх кампаній, каб адсочваць дадзеныя і праектаў, чым Excel або Word. Доступ можа заняць больш часу, каб даведацца, чым найбольш часта выкарыстоўваюцца прыкладання Microsoft, але ён таксама мае найбольш трэба далучыць да для адсочвання праектаў, бюджэтаў і росту кошту. Усе дадзеныя, неабходныя для запуску малога бізнэсу для параўнання і аналізу захоўваецца ў адной праграме, што робіць яго прасцей ствараць справаздачы і графікі, чым у любой іншай праграме. Microsoft прапануе шэраг шаблонаў для спрашчэння працэсу навучання і карыстальнікі могуць наладжваць шаблоны, як яны ідуць. Разуменне асноў Microsoft Access можа дапамагчы малым прадпрыемствам убачыць яго поўны кошт ў сваёй паўсядзённай дзейнасці.
Калі вы ўжо карыстаецеся электронную табліцу, можна лёгка пераўтварыць табліцу Excel ў базу дадзеных Access.
Вядзенне дадзеных кліентаў
База дадзеных дазваляе кампаніям адсочваць усю неабходную інфармацыю для кожнага кліента або кліента, уключаючы адрасы, інфармацыю аб замове, рахункаў-фактур і плацяжоў. Да таго часу, як база дадзеных захоўваецца ў сетцы, дзе ўсе супрацоўнікі могуць атрымаць да яго доступ, карыстальнікі могуць пераканацца, што інфармацыя застаецца току. Паколькі інфармацыя пра кліента мае вырашальнае значэнне для любога малога бізнэсу, база дадзеных могуць быць забяспечаны. Даданне формы ў базу дадзеных дапамагае малым прадпрыемствам, што дадзеныя паслядоўна ўводныя усімі супрацоўнікамі.
Карыстальнікі, якія звыкліся з праграмай, больш складаныя кампаненты могуць быць дададзены, такія як адлюстраванне на кліенцкіх адрасоў. Гэта дазваляе супрацоўнікам правяраць адрасы для новых кліентаў або планавых маршрутаў паставак. Яна таксама дазваляе прадпрыемствам ствараць рахункі і мець магчымасць адпраўляць электронную пошту ці звычайную пошту і быць у стане адсочваць, калі і як былі аплачаныя рахункі. Абнаўленне і захоўванне дадзеных аб кліентах у Access з'яўляецца больш надзейным, чым электронныя табліцы або дакумента Word, і спрашчае кіраванне гэтай інфармацыяй.
Адсочванне Фінансавыя дадзеныя
Многія прадпрыемствы набыць праграмнае забеспячэнне, спецыяльна для адсочвання фінансаў, але і для малога бізнэсу, які з'яўляецца не толькі непатрэбным, ён мае тэндэнцыю ствараць дадатковую працу. У дадатак да магчымасці ствараць і адсочваць рахункі, усе бізнэс-выдаткі і аперацыі могуць быць запісаныя з дапамогай адной і той жа праграмы. Для кампаній, якія маюць поўны Microsoft Office Suite, уключаючы Outlook, Access і аплатныя напамінку ў Outlook, могуць быць звязаныя з базай дадзеных. Калі напамін ўсплывае, карыстальнікі могуць унесці неабходныя плацяжы, увесці дадзеныя ў Access, а затым зачыніць напамін.
Гэта можа быць неабходна набыць больш складанае праграмнае забеспячэнне, як бізнес расце, і гэтыя прадпрыемствы маюць перавагу, калі ўсе іх фінансавыя дадзеныя захоўваюцца ў Access. Многія іншыя праграмы могуць змяшчаць дадзеныя, экспартаваныя з Access, што робіць яго лягчэй пераносіць інфармацыю, калі прыйдзе час.
Упраўленне маркетынгу і продажаў
Адзін з самых маленькіх, але магутных выкарыстоўваюцца спосабаў выкарыстання доступу з'яўляецца кантроль маркетынгу і продажу інфармацыі. З існуючай інфармацыі пра кліента ўжо захоўваецца ў базе дадзеных, лёгка адпраўляць лісты, улёткі, купоны і звычайнай поштай для тых, хто можа быць зацікаўлены ў продажах або спецыяльных прапановах. Малыя прадпрыемствы могуць затым адсочваць, як многія з існуючых кліентаў адказалі пасля маркетынгавай кампаніі.
Для новых кліентаў, цэлыя кампаніі могуць быць створаны і кантралююцца з аднаго месца. Гэта робіць яго больш лёгкім для супрацоўнікаў, каб убачыць, што ўжо завершана, і што яшчэ трэба будзе зрабіць ці нейкія наступныя планы неабходныя.
Адсочванне вытворчасці і інвентарызацыі
Падобна адсочвання кліента, будучы ў стане адсочваць дадзеныя па інвентарызацыі, рэсурсы, а таксама запас мае вырашальнае значэнне для любога бізнэсу. Доступ дазваляе лёгка ўводзіць дадзеныя аб пастаўках на склады і ведаць, калі прыйшоў час, каб замовіць больш канкрэтнага прадукту. Гэта асабліва важна для вытворцаў, якія патрабуюць цэлага шэрагу розных рэсурсаў для завяршэння прадукту, такія як часткі самалёта або актыўных фармацэўтычных інгрэдыенты.
Нават сферы паслуг павінны трымаць інвентар, і маючы ўсю гэтую інфармацыю ў адным месцы, робіць яго лягчэй ўбачыць, які кампутар прысвойваецца якой супрацоўнік або вызначыць, калі офіснае абсталяванне павінна быць мадэрнізавана. Незалежна ад адсочвання транспартных сродкаў, мабільных прылад, серыйныя нумары, інфармацыю аб рэгістрацыі, аўтарызацыі карыстальніка або апаратнага забеспячэння працягласці жыцця, малыя прадпрыемствы змогуць адсочваць сваё абсталяванне больш лёгка.
Акрамя апаратнага забеспячэння, кампаніі павінны мець магчымасць адсочваць праграмнае забеспячэнне. Ад рэгістрацыі і колькасці кампутараў, якім дазволена выкарыстоўваць праграмнае забеспячэнне для інфармацыі аб версіі і карыстальніка, жыццёва важна для бізнэсу, каб мець магчымасць хутка і дакладна атрымліваць інфармацыю пра сваіх бягучых канфігурацыях. Нядаўняе спыненне падтрымкі Windows XP служыць напамінам пра тое, чаму гэта важна ведаць, што праграмнае забеспячэнне і аперацыйныя сістэмы на бізнес-кампутарах і прыладах.
Запуск справаздач і аналізу
Мабыць, самы магутны аспект доступу з'яўляецца здольнасць карыстальніка генераваць справаздачы і дыяграмы з усіх дадзеных. Будучы ў стане сабраць увесь якія захоўваюцца ў розных базах дадзеных, што робіць Microsoft Access электрастанцыі для малога бізнэсу. Карыстальнік можа хутка стварыць справаздачу, які параўноўвае выдатак рэсурсаў на бягучыя кошты, стварыць дыяграму, якая паказвае, колькі ёсць у наяўнасці для маючай адбыцца маркетынгавай кампаніі, або запусціць аналіз ідэнтыфікавалы, якія кліенты знаходзяцца за па плацяжах. З невялікай колькасцю дадатковых ведаў пра запыты, малыя прадпрыемствы могуць узяць пад свой кантроль, як яны разглядаюць дадзеныя.
Яшчэ больш важна, Microsoft Access можа быць прывязаная да іншых прадуктаў Microsoft. Малыя прадпрыемствы могуць праглядаць справаздачу, паглядзець дадзеныя кліента, а таксама генерыраваць рахункі-фактуры ў Word. Зліццё пошты можа ствараць рэгулярныя паштовыя лісты, калі карыстальнік адначасова генеруе паведамленні электроннай пошты ў Outlook. Дадзеныя могуць быць экспартаваныя ў Excel для больш паглыбленага погляду на дэталі, а адтуль накіроўваецца ў PowerPoint для прэзентацыі. Інтэграцыя з усімі іншымі прадуктамі Microsoft, магчыма, лепшая прычына, каб выкарыстоўваць доступ да цэнтралізацыі ўсіх інфармацыйных бізнесу.