Функцыя Microsoft кальчужныя Merge дазваляе перадаваць адзін і той жа дакумент з невялікімі зменамі вялікага ліку атрымальнікаў. Тэрмін «зліццё» зыходзіць з таго , што адзін дакумент (ліст, да прыкладу) зліваецца з крыніцай даных дакумента, напрыклад, табліцы .
Функцыя зліцця ў Word працуе з дадзенымі з Excel. У той час як Слова таксама дазваляе ствараць свой уласны крыніца дадзеных, магчымасці для выкарыстання гэтых дадзеных абмежаваныя. Акрамя таго, калі ў вас ужо ёсць дадзеныя ў табліцы, гэта не мае асаблівага сэнсу перадрукоўваць ўсю інфармацыю ў крыніцы дадзеных Уорд.
Падрыхтоўка да дадзеных для пошты Merge
Тэарэтычна, вы можаце выкарыстоўваць любую электронную табліцу Excel ў Word , функцыі зліцця пошты без якой - небудзь спецыяльнай падрыхтоўкі. Тым ня менш, рэкамендуецца , каб вам спатрэбіцца некаторы час , каб падрыхтаваць свой працоўны ліст , каб аптымізаваць працэс зліцця .
Вось некалькі кіруючых прынцыпаў, каб назіраць, што дапаможа зрабіць працэс зліцця пошты больш гладка.
Арганізацыя працы з электроннымі табліцамі дадзеных
Рызыкуючы канстатаваў відавочнае, вашы дадзеныя павінны быць арганізаваны акуратна ў радкі і слупкі. Падумайце аб кожнай радку ў якасці асобнай запісу і кожнага слупка ў полі вы збіраецеся ўставіць у дакумент. (Праверце ўводу дадзеных падручнік Excel , калі вам трэба асвяжыць у памяці.)
Стварэнне загалоўка радкі
Стварыце радок загалоўка для ліста вы збіраецеся выкарыстоўваць для зліцця пошты. Радок загалоўка з'яўляецца радком , якая змяшчае пазнакі , якія ідэнтыфікуюць дадзеныя ў ніжэйпрыведзеных асобаў клетках. Excel можа быць пераборлівым часам пра дыферэнцыяцыі паміж дадзенымі і этыкеткі, так што гэта ясна, выкарыстоўваючы тоўсты тэкст, межы вочак і вочкі зацянення, якія з'яўляюцца ўнікальнымі для радкі загалоўка. Гэта дазволіць Excel адрознівае яго ад астатняй часткі вашых дадзеных.
Пазней, калі вы аб'ядноўваеце дадзеныя з асноўным дакументам, пазнакі будуць адлюстроўвацца як імёны палёў зліцця, так што не будзе ніякіх непаразуменняў адносна таго, якія дадзеныя вы ўстаўляеце ў дакумент. Акрамя таго, гэта добрая практыка, каб пазначыць слупкі, так як гэта дапамагае прадухіліць памылкі карыстальніка.
Змесціце ўсе дадзеныя на адным аркушы
Дадзеныя, якія вы збіраецеся выкарыстоўваць для зліцця пошты павінны быць на адным аркушы. Калі яна распаўсюджваецца на некалькі лістоў, вам трэба будзе аб'яднаць лісты або выконваць некалькі зліццяў пошты. Акрамя таго , пераканайцеся , што лісты выразна названыя , як вам трэба , каб быць у стане выбраць старонку , якую вы збіраецеся выкарыстоўваць без яго прагляду.
Размаўляючы крыніцы дадзеных у паштовай Merge
Наступны крок у працэсе зліцця з'яўляецца звязаць падрыхтаваную табліцу Excel з дакументам Word.
- На панэлі інструментаў зліцця, націсніце кнопку Адкрыць крыніца дадзеных.
- У дыялогавым акне Выбар крыніцы дадзеных, перамяшчацца па тэчках, пакуль вы не знойдзеце кнігу Excel. Калі вы не можаце знайсці файл Excel, пераканайцеся, што «Усе крыніцы дадзеных» абраны ў расчыняецца меню з надпісам «Файлы тыпу.»
- Двойчы пстрыкніце на зыходны зыходны файл Excel, або абярыце яго і націсніце кнопку Адкрыць.
- У дыялогавым акне Табліцы, абярыце табліцу Excel, якая змяшчае дадзеныя, якія вы хочаце аб'яднаць з дакументам.
- Пераканайцеся, што сцяжок побач з «Першы радок даных змяшчае загалоўкі слупкоў» правяраецца.
- Націсніце кнопку ОК.
Цяпер, калі крыніца дадзеных быў звязаны з асноўным дакументам, вы можаце пачаць ўводзіць тэкст і / або рэдагаванне дакумента Word. Вы не можаце, аднак, унесці змены ў крыніцу дадзеных у Excel; калі вам трэба ўнесці змены ў дадзеныя, неабходна зачыніць галоўны дакумент у Слове, перш чым адкрыць крыніца дадзеных у Excel.
Устаўка палёў зліцця ў дакумент лёгка, выканаўшы наступныя дзеянні:
- Націсніце Insert Merge Field кнопку на панэлі інструментаў зліцця. З'явіцца дыялогавае акно Insert Merge Field.
- Вылучыце імя поля , якое вы хочаце ўставіць з спісу і націсніце кнопку Уставіць.
- Акно будзе заставацца адкрытым, што дазваляе ўставіць некалькі палёў. Калі ўставіць больш аднаго поля запар, Word не будзе аўтаматычна дадаваць прабел паміж палямі ў паперы; Вы павінны зрабіць гэта самастойна, пасля закрыцця дыялогавага акна. У дакуменце вы ўбачыце імя поля, акружанае падвойнымі стрэлкамі.
- Калі вы скончыце, націсніце кнопку Зачыніць.
Устаўка блокаў адрасоў і прывітанняў-Выкарыстанне Старанна
Microsoft нядаўна дадала функцыю зліцця, што дазваляе ўстаўляць блокі адрасоў і віншавальныя радкі. Пры націску на адпаведную кнопку на панэлі інструментаў, Word дазволіць вам ўставіць некалькі палёў адразу, размешчаных у агульных варыяцыях.
Кнопка ўстаўкі адрасны блок з'яўляецца адзін на левай баку ; устаўка прывітанне лінія справа.
Акрамя таго, пры націску на любы кнопцы, Word адлюстроўвае дыялогавае акно, якое дае вам некалькі варыянтаў, на якія поля вы хацелі б ўставіць, як вы хацелі б, каб яны былі размешчаны, якія знакі прыпынку ўключаць і іншыя. Хоць гэта гучыць досыць простым, і калі вы выкарыстоўваеце крыніца дадзеных, створаны ў Word-гэта можа прывесці да блытаніны, калі вы карыстаецеся электронную табліцу Excel.
Памятаеце, калі рэкамендацыя аб даданні радкі загалоўка ў працоўным аркушы на старонцы 1 гэтага артыкула? Ну, калі вы назвалі палявых нешта іншае, чым тое, што Слова выкарыстоўвае ў якасці імя поля для аналагічных дадзеных, Word можа адпавядаць палях няправільна.
Што гэта азначае, калі вы выкарыстоўваеце адрас блока ўстаўкі або ўстаўкі кнопкі прывітання лініі, дадзеныя могуць адлюстроўвацца ў іншым парадку , чым вы пакажа, проста таму , што пазнакі не супадаюць. На шчасце, Microsoft чакаецца ў гэтым і пабудавана ў функцыі Match Fields, які дазваляе ў адпаведнасці з вашымі імёнамі палёў на тыя словы выкарыстоўваюць у блоках.
Выкарыстанне Match палёў для Правільна Карта метак палёў
Каб супаставіць поля, выканайце наступныя дзеянні:
- Націсніце на кнопку Match Fields на панэлі інструментаў.
- У дыялогавым акне Match Fields, вы ўбачыце спіс імёнаў спадзіста Word, злева. На правай баку скрынкі, вы ўбачыце слупок выпадальнага меню. Імя ў поле кожны спадальнага гэта поле, слова выкарыстоўваецца для кожнага адпаведнага поля ў радку блока Адрас блока або прывітанне. Для таго, каб зрабіць якія-небудзь змены, проста выберыце імя поля з выпадальнага спісу.
- Пасля таго, як вы скончыце ўносіць змены, націсніце кнопку OK.
Вы таксама можаце выклікаць дыялогавае акно Match Fields, націснуўшы на кнопку Match Палі ў ніжняй частцы альбо ў дыялогавых вокнах Уставіць адрас блока або віншавальнай Line, абодва з якіх з'яўляецца пры націску адпаведнай кнопкі на панэль інструментаў.
Прагляд дакументаў Mail Merge
Перад тым, як перайсці да прадпрагляду і друку вашых зьлітыя дакументаў, цыдулка фарматаваньню: Пры ўстаўцы поля зліцця ў дакумент, Word не пераносіцца фарматаванне дадзеных з крыніцы дадзеных.
Прымяненне спецыяльнага фарматавання з зыходных табліц
Калі вы хочаце ўжыць адмысловае фарматаванне, такія як курсіў, паўтлусты або падкрэслены, вы павінны зрабіць гэта ў Word. Калі вы праглядаеце дакумент з палямі, вы павінны выбраць падвойныя стрэлкі на абодвух баках поля, да якога вы хочаце ўжыць фарматаванне. Калі вы праглядаеце аб'яднаныя дадзеныя ў дакуменце, проста вылучыце тэкст, які вы хочаце змяніць.
Памятаеце, што любая змена будзе насіць ва ўсіх якія аб'ядноўваюцца дакументах, а не толькі індывідуальнай.
Папярэдні прагляд далучаюцца дакументаў
Для таго, каб праглядзець свае аб'яднаныя дакументы, націсніце кнопку View Аб'ядноўваць дадзеныя на панэлі інструментаў зліцця. Гэтая кнопка працуе як перамыкач, так што калі вы хочаце, каб вярнуцца да прагляду толькі поля, а не змяшчаюцца ў іх дадзеныя, націсніце на яго яшчэ раз.
Вы можаце перамяшчацца па аб'яднованых дакументаў з дапамогай навігацыйных кнопак на панэлі інструментаў Зліццё. Яны, злева направа: першы запіс, папярэднi запiс, перайсці да запісу, наступны запіс, апошні запіс.
Перад тым, як аб'яднаць свае дакументы, вы павінны праглядзець іх усё, ці так шмат, як вы можаце пераканацца, што ўсё злілося правільна. Звярніце асаблівую ўвагу на такія рэчы, як знакі прыпынку і інтэрвал вакол далучаюцца дадзеных.
Дапрацаваць дакумент зліцця
Калі вы будзеце гатовыя аб'яднаць свае дакументы, у вас ёсць два варыянты.
Зліццё з друкаркай
Па-першае, каб аб'яднаць іх у прынтэр. Калі вы вылучыце гэты варыянт, то дакументы будуць адпраўленыя на прынтэр без якіх-небудзь змяненняў. Вы можаце аб'яднаць у прынтэр , проста націснуўшы Аб'яднаць на кнопку панэлі інструментаў друкаркі.
Зліццё ў новы дакумент
Калі вам трэба, каб персаналізаванай некаторыя або ўсе дакументы (хоць, вы б мэтазгодныя, каб дадаць і поле тлумачэння ў крыніцы дадзеных для персаналізаванай нот), ці рабіць якія-небудзь іншыя змены перад пячаткай, вы можаце аб'яднаць іх у новы дакумент; калі вы аб'ядноўваеце ў новы дакумент, пошта зліцця асноўны дакумент і крыніца дадзеных застануцца некранутымі, але вы будзеце мець другі файл, які змяшчае аб'яднаныя дакументы.
Каб зрабіць гэта, проста націсніце Merge на панэлі інструментаў кнопку New Document.
Які б спосаб вы ні выбралі, вам будзе прадстаўлены з дыялогавае акно, у якім вы можаце сказаць слова, каб аб'яднаць усе запісы, бягучай запісы або дыяпазон запісаў.
Націсніце кнопку выбару на патрэбны выбар і націсніце кнопку OK.
Калі вы хочаце аб'яднаць дыяпазон, вам трэба будзе паставіць спачатку колькасці і канчатковае лік для запісаў , якія вы хочаце ўключыць у зліцці перш чым націснуць кнопку OK.
Калі вы абралі для друку дакументаў, пасля таго, як дыялогавае акно з'яўляецца, вам будуць прадстаўлены ў дыялогавым акне Друку. Вы можаце ўзаемадзейнічаць з ім тое ж, як для любога іншага дакумента.